Yoga stüdyosu yazılımı seçmek, özellik listelerini yan yana koyup en uzun olanı işaretlemek değildir. Listelerin çoğu birbirine benzer; ayrım, sizin haftalık akışınızın o yazılımda kaç tıkla döndüğünde ortaya çıkar. Bir stüdyo için kritik olan atölye yönetimi, bir başkası için hiç kullanılmayan bir sekmedir.
Bu yazı, kararı özellik saymaktan çıkarıp test etmeye çeviriyor. On kriterin her birinde neden önemli olduğunu ve demo görüşmesinde bunu nasıl sınayacağınızı yazdık. Sonunda demoda sorabileceğiniz sekiz soru ve sık yapılan seçim hataları var.
Seçime başlamadan önce üç soru
Kriterlere geçmeden önce kendi işletmenizi tanımlayın; aksi hâlde satıcının tanımladığı ihtiyaca göre karar verirsiniz.
Gelirinizin çoğu nereden geliyor? Sınırsız üyelikten mi, ders paketinden mi, atölye ve eğitim programlarından mı? Yazılımın en iyi yaptığı iş sizin gelirinizin çoğunu ürettiği iş olmalı.
Kaç eğitmenle çalışıyorsunuz ve nasıl ödüyorsunuz? Tek eğitmenli bir shala ile sekiz eğitmenli bir stüdyonun ihtiyacı aynı değildir. Ders başı ödeme, katılımcıya bağlı prim ve sabit ücret farklı raporlama gerektirir.
Üyeleriniz kendi işlemlerini yapacak mı? Rezervasyonu ve iptali üye kendisi yapacaksa online tarafın kalitesi belirleyicidir. Her şey resepsiyondan yürüyecekse önceliğiniz hız ve toplu işlemdir.
On kriter ve her birini demoda nasıl test edersiniz
1. Tarz, seviye ve eğitmen aynı takvimde görünüyor mu?
Yoga programı yalnızca saatlerden oluşmaz. Hatha, vinyasa, yin ve ashtanga farklı kitleye hitap eder; başlangıç ve ileri seviye aynı saate konulamaz. Yazılım bu üç bilgiyi ders kaydının parçası olarak tutmuyorsa, ders adına elle yazmak zorunda kalırsınız ve raporlama anlamsızlaşır.
Demoda test edin: Aynı gün üç farklı tarzda, iki farklı seviyede ders açtırın. Haftalık görünümde bunları ayırt edebiliyor musunuz? Tarz bazında doluluk raporu alabiliyor musunuz?
2. Kapasite gerçekten sınırlıyor mu?
Salonunuza on altı mat sığıyorsa on yedinci kayıt hiçbir yoldan açılmamalıdır. Bazı sistemler online tarafta sınırı uygular ama resepsiyondan yapılan kaydı geçirir; sonuç, derse gelen üyenin yer bulamamasıdır.
Demoda test edin: Dersi doldurun, sonra hem online sayfadan hem yönetim panelinden bir kayıt daha eklemeyi deneyin. İkisi de engellenmeli.
3. Sınırsız üyelik ve ders paketi bir arada yaşayabiliyor mu?
Yoga stüdyolarının çoğu iki modeli birlikte satar: aylık sınırsız üyelik ve on derslik paket. Bunlar farklı kurallara tabidir. Üyelik süreye bağlıdır, paket hak sayısına. Tek modeli destekleyen ya da paketi "süresi olan üyelik" gibi taklit eden yazılım, ikinci modelde elle takip demektir.
Demoda test edin: Aynı üyeye hem sınırsız üyelik hem ders paketi tanımlatın. Derse kaydolduğunda hangisinden düşeceğine sistem nasıl karar veriyor?
4. Dondurma kuralı sistemde mi, insanda mı?
Yoga üyeleri seyahat eder; dondurma talebi istisna değil, rutindir. Kural yazılı ve sistemde tanımlı değilse her talep pazarlığa döner. İyi bir yazılımda dondurma politikası plan üzerinde durur: en fazla kaç gün, yılda kaç kez, en az kaç günlük dondurma kabul edilir.
Demoda test edin: Bir üyeliği dondurun. Sistem kalan gün sayısını otomatik uzatıyor mu, dondurma hakkını sayıyor mu, süre bitince kendiliğinden aktif hâle getiriyor mu?
5. İptal ve devamsızlık kuralı otomatik işliyor mu?
Ders başlamadan kaç saat önce yapılan iptalin hakkı iade edeceği, gelmeyen üyenin hakkının ne olacağı yazılımda tanımlanabilmelidir. Elle uygulanan kural, yoğun bir cumartesi gününde ilk bozulan şeydir.
Demoda test edin: Ücretsiz iptal süresini yirmi dört saat yapın, sonra iki saat kalmış bir dersi iptal ettirin. Üye ekranında sonucun ne olacağı iptal etmeden önce yazıyor mu?
6. Atölye ve çok günlü programlar ayrı bir yapı mı?
Bu, yoga stüdyolarını diğer işletmelerden ayıran kriterdir ve genel amaçlı randevu yazılımlarının çoğu burada kalır. Bir hafta sonu atölyesi, üç günlük bir eğitmen eğitimi modülü ya da dolunay seansı; haftalık ders programının parçası değildir. Kendi kontenjanı, kendi fiyatı, kendi kayıt sayfası ve çoğu zaman kendi ön ödeme takibi olur.
Demoda test edin: İki günlük, kişi başı ücretli, en az sekiz en fazla yirmi kişilik bir atölye açtırın. Katılımcı bazında ödeme takibi yapılabiliyor mu? Ders programını kirletiyor mu?
7. Eğitmen hakedişi rapordan okunabiliyor mu?
Çok eğitmenli stüdyoda ay sonu hesabı en çok zaman yiyen iştir. Ders başı ödüyorsanız kaç ders yapıldığı, katılımcıya bağlı prim veriyorsanız kaç kişinin katıldığı sistemden çıkmalıdır. Yoklama tutulmuyorsa prim hesabı da tutmaz.
Demoda test edin: Bir eğitmen için ay sonu raporu aldırın. Ders sayısı, katılımcı sayısı ve iptal edilen dersler ayrı ayrı görünüyor mu?
8. Online rezervasyon sayfası üyeye ne kadar yetki veriyor?
Üyenin kendi rezervasyonunu yapması resepsiyonun yükünü azaltır, ama asıl kazanç iptalde ortaya çıkar: üye kendi iptal ettiğinde yer erken boşalır ve yeniden satılabilir. Sayfanın uygulama indirmeyi zorunlu kılmaması, üyenin kalan hakkını ve üyelik süresini görebilmesi önemlidir.
Demoda test edin: Kendi telefonunuzdan üye gibi girin. Kaç adımda derse kaydolabiliyorsunuz? Kalan hakkınızı görebiliyor musunuz? İptal edebiliyor musunuz?
9. Hatırlatma hangi kanaldan, ne zaman gidiyor?
Ders hatırlatması devamsızlığı azaltan en ucuz araçtır. Kanal kadar zamanlama da önemlidir: bir gün önce gönderilen hatırlatma iptal için zaman bırakır, iki saat önce gönderilen yalnızca haber verir. Mesaj kredisinin fiyatı ve kimin karşıladığı sözleşmede net olmalıdır.
Demoda test edin: Hatırlatma zamanını değiştirebiliyor musunuz? Mesaj bedeli abonelik fiyatına dahil mi, ayrı mı faturalanıyor?
10. Verinizi geri alabiliyor musunuz?
Bu kriteri kimse demoda sormaz, ayrılırken herkes pişman olur. Üye listesi, paket bakiyeleri ve tahsilat geçmişi dışa aktarılabiliyor mu? Aktarım hangi formatta, ücretli mi? Sözleşme bitince veriye erişim ne kadar süre devam ediyor?
Demoda test edin: Üye ve tahsilat listesini Excel olarak indirtin. İndirme yoksa bunu bir eksik olarak not edin.
Üç stüdyo profili, üç farklı öncelik
Aynı on kriter herkes için aynı ağırlıkta değildir. Kendinizi aşağıdaki profillerden birine yakın buluyorsanız, listenin üstüne çıkaracağınız maddeler bellidir.
Tek eğitmenli shala. Gelir sınırsız üyelikten ve küçük gruplardan gelir, program haftadan haftaya az değişir. Burada eğitmen hakedişi ve çoklu şube kriterleri anlamsızdır. Öne çıkanlar üyelik dondurma, online rezervasyon sayfasının sadeliği ve hatırlatma maliyetidir. Karmaşık bir sistem bu profilde yük olur.
Çok eğitmenli şehir stüdyosu. Sekiz on eğitmen, günde beş altı ders, üyelerin bir kısmı belirli eğitmene gelir. Burada belirleyici kriterler eğitmen bazlı raporlama, ders bazında farklı iptal kuralı ve kapasite disiplinidir. Eğitmen değişikliğinde üyenin haberdar edilmesi de bu profilde önemlidir, çünkü üye derse değil kişiye gelmektedir.
Eğitmen eğitimi veren okul. Haftalık dersin yanında iki yüz saatlik programlar, hafta sonu modülleri ve atölyeler vardır. Bu profilde altıncı kriter, yani çok günlü program yapısı, diğer dokuzunun toplamı kadar önemlidir. Katılımcı bazında ön ödeme takibi yapılamayan bir sistem, okul tarafını tamamen Excel'de bırakır.
Profilinizi belirlemek, demo görüşmesinde neye bakacağınızı da belirler. Satıcı size en gösterişli modülü anlatmak isteyecektir; siz kendi profilinizin üç kritik maddesini sınayın, gerisi ikincildir.
Zayıf ve güçlü yazılım nerede ayrışır?
| Kriter | Zayıf çözüm | Güçlü çözüm |
|---|---|---|
| Ders programı | Ders adına tarz ve seviye elle yazılır | Tarz, seviye ve eğitmen ayrı alanlar; rapora girer |
| Kapasite | Yalnız online tarafta sınırlanır | Her kayıt yolunda aynı sınır |
| Üyelik modeli | Tek model; diğeri taklit edilir | Süreye bağlı üyelik ve hak bazlı paket ayrı kurallarla |
| Dondurma | Elle tarih uzatma | Plan üzerinde gün ve adet sınırı, otomatik uzatma |
| İptal kuralı | Personel inisiyatifi | Süre ve hak havuzu tanımlı, sonuç üyeye önceden gösterilir |
| Atölye | Normal ders gibi açılır | Çok günlü, kendi kontenjanı ve ödeme takibi olan ayrı yapı |
| Eğitmen hakedişi | Excel'de elle | Yoklamadan gelen ders ve katılımcı sayısı |
| Veri | Dışa aktarım yok | Üye, paket ve tahsilat dışa aktarılabilir |
Demo görüşmesinde sorulacak sekiz soru
Demoyu satıcı yönetirse size en iyi yaptıkları şeyi gösterirler. Listeyi siz yönetin.
Birincisi, benim haftalık programımı buraya kurar mısınız, izleyeyim. İkincisi, bir üyenin hem üyeliği hem paketi varsa hangisinden düşer. Üçüncüsü, iki günlük atölyeyi nasıl açarım. Dördüncüsü, dondurma kuralını nereden tanımlarım. Beşincisi, ücretsiz iptal süresini ders bazında değiştirebilir miyim. Altıncısı, eğitmen ay sonu raporunu görebilir miyim. Yedincisi, mesaj bedeli fiyata dahil mi. Sekizincisi, ayrılırsam verimi nasıl alırım.
Bu sekiz sorunun cevabı, özellik listesinin tamamından daha çok şey söyler.
Maliyeti nasıl karşılaştırmalı?
Aylık abonelik bedeli, ödeyeceğiniz toplamın yalnızca bir parçasıdır. Karşılaştırmayı ilk on iki ayın toplamı üzerinden yapın ve şu kalemleri aynı tabloya koyun.
Abonelik bedeli; personel ya da şube başına ek ücret alınıp alınmadığı; kurulum, eğitim ve veri aktarım ücretleri; mesaj ve bildirim bedelleri; yıllık ödemede uygulanan indirim; sözleşme süresi ve erken çıkış koşulu. Bu altı kalem toplandığında iki ürün arasındaki fark, aylık etiket fiyatının gösterdiğinden çok daha büyük ya da çok daha küçük çıkabilir.
Bir de gizli kalem var: geçiş sırasında ekibinizin harcayacağı zaman. Veri düzensizse aktarım günler alır ve bu süre boyunca iki sistem birden yürütülür. Bunu satıcıdan değil, kendi ekibinizden sorun.
Katma değer vergisinin fiyata dahil olup olmadığını da baştan netleştirin; ilan edilen fiyatların bir kısmı hariç, bir kısmı dahildir ve karşılaştırma bu yüzden yanılabilir.
Pazarlama vaatlerinin arkasına bakın
Satış sayfalarında sık geçen dört ifade var; hiçbiri yanlış değil, ama hepsi doğrulanmadan alınmamalı.
"Yapay zeka destekli." Sorulacak soru şu: hangi kararı veriyor ve hangi veriye bakıyor? Devamsızlık riskini geçmiş katılımdan hesaplayan bir puanlama somut bir şeydir. Tanımı verilmeyen bir yapay zeka etiketi ise yalnızca etikettir.
"Sınırsız kullanıcı." Sınırsız olan çoğu zaman personel hesabıdır, üye sayısı değil. Üye sayısına göre fiyat kademesi varsa, büyüdüğünüzde ödeyeceğiniz tutarı bugünden sorun.
"Otomatik hatırlatma." Otomatik olan gönderim, bedava olan değil. Mesajın kanalını, zamanlamasının değiştirilip değiştirilemediğini ve kredinin kime faturalandığını netleştirin.
"Online ödeme." Bu ifade iki farklı şeyi anlatabilir: üyenin karttan ödeme yapması ya da personelin ödemeyi sisteme kaydetmesi. İkisi arasındaki fark, tahsilatın nerede gerçekleştiğidir. Hangisi olduğunu demoda gösterilmesini isteyin, çünkü kart ödemesi varsa altında bir ödeme kuruluşu ve komisyon vardır.
Aynı disiplini referanslara da uygulayın. Sitede sayı ve yorum varsa, benzer büyüklükte bir stüdyoyla konuşmayı isteyin. Bu isteği karşılamayan satıcının verdiği rakam da doğrulanamaz demektir.
Sık yapılan dört seçim hatası
Fiyatı tek başına karşılaştırmak. Aylık bedel benzer görünse de mesaj kredisi, kurulum ve veri aktarım ücretleri toplamı değiştirir. Karşılaştırmayı ilk yılın toplam maliyeti üzerinden yapın.
Kullanmayacağınız modüle para vermek. Stüdyonuzda ürün satışı yoksa gelişmiş stok yönetimi bir avantaj değildir. Karar, sizin akışınızın kaç tıkla döndüğüne bakmalıdır.
Geçiş maliyetini hesaba katmamak. Mevcut üye listesi, kalan paket hakları ve açık tahsilatlar yeni sisteme taşınacak. Bu aktarımın kimin yapacağını ve ne kadar süreceğini baştan sorun.
Ekibi karara katmamak. Sistemi gün içinde en çok kullanan kişi resepsiyondaki ekiptir. Demoyu onlar da izlemeli, çünkü kullanılmayan yazılım alınmamış yazılımdır.
Sık sorulan sorular
Genel randevu programı yoga stüdyosuna yeter mi?
Bire bir seans veriyorsanız yeter. Grup dersi, kontenjan, paket düşümü ve yoklama işin içine girdiğinde yetmez; bunlar randevu değil sınıf yapısıdır.
Küçük bir stüdyo için yazılım erken mi?
Üye sayısı iki yüzü geçtiğinde ya da haftada on beşten fazla ders açtığınızda elle takip maliyeti yazılımın bedelini geçer. Bundan öncesi tercih meselesidir.
Üyeler uygulama indirmek zorunda mı?
İyi bir çözümde hayır. Web üzerinden telefon numarasıyla giriş yeterli olmalı; uygulama zorunluluğu rezervasyon oranını düşürür.
Yoga ve pilates aynı çatı altında yönetilebilir mi?
Evet, ancak ders türleri ve paket havuzları ayrı tanımlanmalıdır. Mat paketiyle reformer dersine kayıt açılmamalı. Bu konudaki kurulum ayrıntılarını pilates stüdyosu yazılımı seçim rehberinde anlattık.
Geçiş ne kadar sürer?
Üye ve paket verisi hazırsa birkaç gün, dağınıksa birkaç hafta. Süreyi belirleyen yazılım değil, mevcut kayıtlarınızın düzenidir.
Sonuç
Yoga stüdyosu yazılımı seçerken doğru soru "hangisinde daha çok özellik var" değil, "benim haftamı hangisi daha az adımda döndürüyor" sorusudur. On kriteri kendi programınız üzerinde test edin, sekiz soruyu demoda sorun, kararı ilk yılın toplam maliyetiyle verin.
Piyzi'nin bu kriterleri nasıl karşıladığını ekran görüntüleriyle görmek isterseniz yoga stüdyosu yazılımı sayfasına, sınıf yapısının genel işleyişi için sınıf ve grup dersleri sistemi sayfasına bakabilirsiniz.
