Dijital Onam Formları: şablon, imza, SMS doğrulama ve arşiv

Dijital Onam Formları; onam formu, feragatname, KVKK aydınlatma metni ve paket satış sözleşmesi gibi belgeleri kağıda basmadan imzalatmanızı sağlar. İmzalanan belge PDF olarak arşivlenir, müşteri kartına bağlanır ve üzerindeki kare koddan doğrulanabilir.

Modülü açma

1. Sol menüden İşletmem → Pi Store bölümünü açın.

2. Dijital Onam Formları kartına tıklayın.

3. “Modülü Etkinleştir” deyin. Sayfa yenilendiğinde sol menüde “Onam Formları” girişi ve müşteri detayında yeni bir sekme belirir.

Üç onay yöntemi — hangisini seçmeli?

Onay yöntemini her şablon için ayrı seçersiniz. Belgenin delil çekirdeği (imzalanan metnin kilitlenmesi, değiştirilemez kayıt zinciri, PDF özeti) üç yöntemde de aynıdır; yöntem yalnızca kimlik bağının gücünü belirler.

• Dijital İmza: müşteri ekrana parmağıyla veya kalemle imzalar. Kimlik bağı, işlemin sizin cihazınızda ve personel gözetiminde yapılmış olmasına dayanır.

• SMS (OTP) Onayı: müşteri metni okur, onay kutularını işaretler ve kayıtlı telefonuna gelen kodu girer. Kimlik bağı en güçlü olan yöntemdir; ayrıca imza çizimi alınmadığı için biyometrik veri işlemezsiniz.

• SMS + İmza: ikisi birden. Yüksek riskli işlemler için önerilir.

Şablon oluşturma

1. 1

   Hazır kütüphaneden başlayın

   Onam Formları ekranındaki “Hazır Şablonlar” düğmesi sektörünüze uygun metinleri listeler: KVKK aydınlatma, açık rıza, fotoğraf kullanım izni, paket satış sözleşmesi ve sektöre özel onamlar (lazer epilasyon, kalıcı makyaj, sağlık beyanı gibi).

2. 2

   Metni gözden geçirip onaylayın

   Hazır metinler örnektir ve “Gözden Geçirilmedi” rozetiyle gelir. Onaylamadan bu şablonla belge oluşturamazsınız — bu, metnin işletmenize uygunluğunu kontrol etmenizi güvence altına alan bilinçli bir adımdır.

3. 3

   Kendi metninizi yazın veya düzenleyin

   Metne değişken ekleyebilirsiniz: müşteri adı, telefonu, T.C. kimlik numarası, işletme ünvanı, tarih gibi. Değişkenler belge oluşturulurken bir kez doldurulur ve imzalanan metne sabitlenir; şablonu sonradan değiştirmeniz imzalanmış belgeleri etkilemez.

4. 4

   Onay kutularını ve geçerlilik süresini belirleyin

   Her kutuyu zorunlu veya isteğe bağlı yapabilirsiniz; “fotoğraflarımın paylaşılmasına izin veriyorum” gibi ek rızalar isteğe bağlı olmalıdır. Sağlık beyanı gibi belgelerde geçerlilik süresi (örneğin 365 gün) tanımlayın.

Müşteriye imzalatma

Yerinde: tableti uzatın

1. Müşteri kartını açıp Onam Formları sekmesine gelin.

2. “Yeni Form” deyip şablonu seçin.

3. Açılan pencerede metni müşteriye okutun, onay kutularını işaretletin ve ekrana imzalatın.

4. Şablon SMS'li bir yöntem kullanıyorsa “Kodu gönder” deyin; kod müşterinin kayıtlı numarasına gider ve müşteri kodu girer.

5. “İmzala” dediğinizde belge tamamlanır ve PDF'i anında oluşturulur.

Uzaktan: imza bağlantısı gönderin

Bekleyen bir formda “Bağlantı Gönder” dediğinizde müşteriye kısa bir SMS bağlantısı gider. Müşteri kendi telefonundan metni okuyup imzalar; bağlantı tek kullanımlıktır ve imzadan sonra geçersizleşir. Böylece müşteri işletmeye gelmeden formu tamamlamış olur.

İmzalı belge ve doğrulama

• İmzalı PDF; belge metnini, işaretlenen onayları, imza görüntüsünü ve bir “Elektronik Kayıt Bilgileri” kutusunu içerir.

• Kayıt kutusunda belge numarası, doğrulama yöntemi, imza zamanı, IP adresi, cihaz bilgisi ve SMS doğrulaması yapıldıysa maskeli numara ile doğrulama saati yazar.

• Belge üzerindeki kare kod, herkese açık doğrulama sayfasını açar. Bu sayfa müşteri bilgisi ve belge metni göstermez; yalnızca belgenin gerçekten imzalandığını ve kaydının bozulmadığını teyit eder.

• PDF'i müşteri kartındaki Onam Formları sekmesinden istediğiniz zaman indirebilirsiniz.

Yasal çerçeve

Ekranda alınan imza, KVKK kapsamında biyometrik veri sayılabilir. Bu nedenle imzalı yöntemlerde müşterinizi aydınlatmanız ve açık rızasını almanız gerekir. Yalnızca SMS onayı kullanan şablonlarda imza çizimi alınmadığı için bu yük doğmaz.

Yetkiler

Personelin ne yapabileceğini rollerden yönetirsiniz: formları görme, şablon yönetme, imza bağlantısı gönderme, imzalatma ve bekleyen formu iptal etme ayrı ayrı verilir. İşletme sahibi hepsine sahiptir.

Sık karşılaşılan durumlar

• SMS'li seçenekler kilitli: işletmenizin SMS entegrasyonu yoktur. Pi Store'dan SMS sağlayıcınızı bağlayın.

• “Bu şablonu kullanmadan önce onaylayın” uyarısı: hazır kütüphaneden gelen metni henüz gözden geçirmediniz. Şablon kartındaki onay düğmesine basın.

• Kod gönderilemiyor: müşteri kartında telefon numarası yok veya numara geçersiz. Müşteri kartını güncelleyin.

• İmzalanan form iptal edilemiyor: imzalanmış belgeler iptal edilemez; kayıt geriye dönük değiştirilemediği için delil değeri korunur. Yalnızca imza bekleyen formlar iptal edilebilir.