Meta WhatsApp Business: bağlama, gelen kutusu, şablonlar ve otomasyon

Meta WhatsApp Business entegrasyonu, müşterilerinizin WhatsApp'tan gönderdiği mesajları Piyzi'deki ortak bir gelen kutusuna taşır. Ekibiniz buradan yanıt verir, sohbeti müşteri kartıyla eşleştirir; otomasyonlarınız da aynı numaradan onaylı şablon mesajları gönderir.

Ön koşullar

• Aboneliği aktif bir Piyzi hesabı.

• Pi Store düzenleme yetkisi ya da işletme sahibi olmanız.

• Bir Facebook (Meta) Business hesabı ve bu hesaba bağlı bir WhatsApp Business numarası.

• Numaranızı telefondaki WhatsApp Business uygulamasında kullanmaya devam edebilirsiniz; bağlama akışı buna izin verir.

• Gelen kutusunu kullanacak personelin mesajları görebilir ve mesaj gönderebilir yetkilerine sahip olması.

İki bağlanma yolu

Kartı açtığınızda size iki seçenek sunulur. Hangisini seçtiğiniz, numaranızın telefondaki WhatsApp Business uygulamasında kalıp kalmayacağını belirler.

• Kullandığım WhatsApp Business numarasını bağla — telefonunuzdaki uygulamayı kullanmaya devam edersiniz; mesajlar hem telefonda hem Piyzi'de görünür. Meta bu yol için numaranın uygulamada bir süredir gerçek yazışmalarla kullanılmasını şart koşuyor.

• Yeni bir numara ile kur — numara yalnızca Piyzi üzerinden kullanılır ve telefondaki WhatsApp Business uygulamasından çıkar. Numaranın hiçbir WhatsApp hesabında kayıtlı olmaması gerekir.

Entegrasyonu bağlama

1. Sol menüden İşletmem → Pi Store bölümünü açın.

2. Mesajlaşma başlığı altındaki Meta WhatsApp Business kartına tıklayın.

3. Yukarıdaki iki yoldan birini seçin.

4. “Facebook ile Bağlan” düğmesine basın.

5. Meta'nın açtığı pencerede Facebook hesabınıza giriş yapın, işletmenizi ve bağlamak istediğiniz WhatsApp numarasını seçip istenen izinleri onaylayın.

6. Piyzi'ye döndüğünüzde kart “WhatsApp Bağlı” olur; bağlanan numara ve doğrulanmış işletme adı kartta görünür.

İstenen izinler

• Mesaj gönderme ve alma: gelen kutusunun çalışması ve yanıtlarınızın müşteriye ulaşması için.

• Numara ve hesap bilgisi okuma: mesajın hangi numaradan gideceğini çözmek ve doğrulanmış işletme adını göstermek için.

• Şablon yönetimi: şablonlarınızı listelemek, oluşturmak, düzenlemek ve silmek için.

• İşletme profili okuma ve güncelleme: müşterinin WhatsApp'ta gördüğü profil kartını buradan düzenleyebilmeniz için.

• Bildirim aboneliği: müşteri mesajlarının Piyzi'ye anında ulaşması için.

Sohbetler, mesaj içerikleri ve gönderilen dosyalar gelen kutusunda görüntülenebilmesi için Piyzi'de saklanır ve yalnızca mesajları görme yetkisi olan personele açılır.

Gelen kutusu

1. Sol menüden Mesajlaşma → Gelen Kutusu bölümünü açın.

2. Soldaki listeden bir sohbet seçin.

3. Sağdaki yazışma alanından yanıtınızı yazıp gönderin.

• Gelen kutusu tüm mesajlaşma kanallarını birlikte gösterir; WhatsApp ve Instagram mesajları kanal sekmeleriyle ayrılır.

• Sohbetler müşteri size yazdığında kendiliğinden oluşur; ayrıca sağ üstteki “Sohbet Başlat” düğmesiyle siz de yeni bir görüşme açabilirsiniz (aşağıya bakın).

• Telefon numarası kayıtlarınızla eşleşen sohbetler müşteri kartına kendiliğinden bağlanır; eşleşmeyenleri “Mevcut müşteriyle eşleştir” ile bağlayabilir ya da yeni müşteri olarak ekleyebilirsiniz.

• Görüşme Yönetimi bölümünden sohbeti bir personele atayabilirsiniz; atanan kişi bildirim alır.

• “Görüşmeyi Sonlandır” sohbeti kapatır, müşteri bilgilendirilmez; aynı kişiden yeni mesaj gelirse ayrı bir görüşme açılır.

• Metin dışında fotoğraf, video ve belge gönderebilir, mesajlara tepki bırakabilirsiniz.

Sohbet Başlat: Piyzi'den yeni görüşme açma

Gelen kutusunun sağ üstündeki Sohbet Başlat düğmesiyle, müşteri size hiç yazmamış olsa bile WhatsApp'tan görüşme başlatabilirsiniz.

1. Alıcıyı seçin: kayıtlı bir müşteriyi arayın ya da “Telefon gir” ile numarayı elle yazın.

2. Mesaj türünü seçin: “Mesaj yaz” serbest metin gönderir, “Şablon gönder” onaylı bir şablon seçtirir.

3. Şablon seçtiyseniz varsa değişkenlerini ({{1}}, {{2}} ya da {{isim}} gibi) doldurun. Şablonun başlığında görsel, video ya da PDF varsa “Başlık medyası” alanından dosyayı yükleyin ya da bağlantısını yapıştırın. Önizleme alanında mesajın son hâlini görürsünüz.

4. Gönder'e bastığınızda mesaj iletilir ve görüşme gelen kutusunda açılır.

• Serbest metin yalnızca 24 saatlik yanıt penceresi açıkken gönderilebilir (aşağıdaki bölüme bakın). Yeni bir görüşmede pencere kapalı olduğundan gönderim reddedilir ve Piyzi sizi şablon sekmesine yönlendirir — işletme tarafından başlatılan görüşmeler Meta kuralı gereği onaylı şablonla açılır.

• Onaysız şablonlar ve konum başlıklı şablonlar bu pencerede listelenmez. Başlığında medya olan şablon, medya eklenmeden gönderilemez.

• Açık bir görüşmedeki “Şablon Seç ve Gönder” penceresi yalnız değişkensiz ve medyasız şablonları listeler. Değişkenli ya da medya başlıklı bir şablonu var olan bir görüşmeye göndermek için de Sohbet Başlat'ı kullanın; mesaj aynı görüşmeye düşer.

• Düğme yalnızca WhatsApp bağlıyken ve mesaj gönderme yetkiniz varken görünür; Instagram'da işletme tarafından görüşme başlatmaya Meta izin vermez.

Planlı gönderim

Sohbet Başlat penceresindeki Gönderim zamanı bölümünden “Planla”yı seçip gün ve saat belirlerseniz mesaj o anda değil, seçtiğiniz zamanda otomatik gönderilir.

• Planlı mesajları gelen kutusunun sağ üstündeki saat simgesinden görüntülersiniz; durumları Planlandı / Gönderildi / Başarısız / İptal edildi olarak izlenir ve henüz gönderilmemiş bir mesajı oradan iptal edebilirsiniz.

• 24 saat penceresi kuralı gönderim ANINDA değerlendirilir: planlanan serbest metin, o an pencere kapalıysa gönderilemez ve Başarısız olarak işaretlenir. Belirli bir gün-saat için garantili teslim istiyorsanız şablon planlayın.

• Planlanan zaman en az 2 dakika, en fazla 1 yıl sonrası olabilir.

24 saatlik yanıt penceresi

WhatsApp, işletmelerin dilediği an serbest mesaj göndermesine izin vermez. Müşterinin size gönderdiği her yeni mesaj 24 saatlik bir yanıt penceresi açar; pencere açıkken istediğiniz gibi yazışırsınız. Pencere kapandığında yalnızca önceden onaylanmış şablon mesajları gönderilebilir.

• Pencere açıkken yazma alanının üstünde kalan süre gösterilir.

• Pencere kapandığında yazma alanı kapanır ve yerine “24 saatlik yanıt süresi doldu” uyarısı ile “Şablon Seç ve Gönder” düğmesi gelir.

• Müşteri size tekrar yazdığı anda pencere yeniden açılır ve süre baştan başlar.

• Müşteriden hiç mesaj gelmemişse pencere kapalıdır; ilk teması şablonla kurmanız gerekir.

• Sohbet bir reklam ya da işletme sayfası düğmesi üzerinden başladıysa pencere 24 yerine 72 saattir.

Mesaj şablonları

Şablon, Meta'nın önceden incelediği hazır mesaj kalıbıdır. Yanıt penceresi kapalıyken gönderebileceğiniz tek mesaj türüdür; randevu hatırlatmaları ve otomasyon mesajları da şablonla gider.

1. İşletmem → Pi Store → Meta WhatsApp Business kartını açın.

2. Alt kısımdaki “Şablon Yönetimi” düğmesine basın.

3. “Yeni Şablon” ile formu açın; kategori (Pazarlama, Bilgilendirme ya da Doğrulama), dil ve şablon adını girin.

4. Gövde metnini yazın; isterseniz başlık, alt bilgi ve düğmeler ekleyin.

5. Metinde değişken kullandıysanız her değişken için bir örnek değer girin.

6. Kaydedin — şablon Meta incelemesine gider ve durumu “İncelemede” olur; onaylandığında “Onaylandı” durumuna geçer.

• Şablon adı yalnızca küçük harf, rakam ve alt çizgi içerebilir; büyük harf, boşluk ve tire kabul edilmez.

• Değişkenler {{1}} biçiminde yazılır; metnin en başında veya en sonunda olamaz, yan yana iki değişken kullanılamaz ve her biri için örnek değer zorunludur.

• Gövde en fazla 1024, başlık ve alt bilgi en fazla 60 karakterdir; alt bilgide değişken kullanılamaz.

• Başlığa görsel, video ya da PDF koyduysanız, oluştururken yüklediğiniz dosya yalnızca Meta incelemesi içindir. Gönderimde kullanılacak dosyayı kampanya şablonunda ve otomasyon adımında “Başlık medyası” alanından ayrıca eklersiniz; eklenmezse mesaj gönderilemez.

• Yalnızca onaylanmış, reddedilmiş veya duraklatılmış şablonlar düzenlenebilir; şablonun adı ve dili hiçbir zaman değiştirilemez.

• Silme işlemi ad ve dil birlikte çalışır ve geri alınamaz.

• Şablon yönetimi Pi Store düzenleme yetkisi ister; yalnız görüntüleme yetkisi olan personel listeyi okuyabilir ama değişiklik yapamaz.

WhatsApp işletme profili

İşletme profili, müşterileriniz WhatsApp'ta işletmenizin adına dokunduğunda gördükleri karttır. Bağlantı aktifken Pi Store kartının altında düzenlenir.

1. İşletmem → Pi Store → Meta WhatsApp Business kartını açın.

2. “İşletme Profili” bölümüne inin.

3. Profil fotoğrafı, hakkında metni, açıklama, sektör, e-posta, adres ve web sitesi alanlarını doldurup kaydedin.

• Telefon numarası ve doğrulanmış işletme adı buradan değiştirilemez; onlar yalnızca Meta Business Manager üzerinden güncellenir ve burada salt okunur gösterilir.

• “Hakkında” alanı boş bırakılamaz; içeriğini silerseniz mevcut metin korunur.

• Sektör bir kez seçildikten sonra “Belirtilmemiş”e geri alınamaz.

• En fazla iki web sitesi eklenebilir; profil fotoğrafı JPEG veya PNG olmalıdır.

• Numaranız telefondaki WhatsApp Business uygulamasıyla birlikte kullanılıyorsa profil bilgileri uygulamayla eşitlenir ve buradaki değişiklikler uygulama tarafından geri alınabilir.

Otomasyonlarda WhatsApp

Otomasyon tetiklendiğinde müşterinin yanıt penceresi büyük ihtimalle kapalı olur. Bu yüzden WhatsApp adımı yalnızca onaylı şablon gönderir; serbest metin gönderilemez.

1. Otomasyonlar bölümünden bir otomasyon açın ya da yeni bir tane oluşturun.

2. Akışa WhatsApp adımı ekleyin.

3. Alıcıyı seçin: Müşteri, İşletme sahibi ya da hizmeti veren personel.

4. Listeden bir şablon seçin; gerekirse aynı ekrandaki “Yeni şablon” ile şablonu oradan da oluşturabilirsiniz.

5. Şablonun başlığında görsel, video ya da belge varsa “Başlık medyası” alanından dosyayı yükleyin ya da herkese açık bir bağlantı yapıştırın (görsel JPEG/PNG en fazla 5 MB, video MP4 en fazla 16 MB, belge PDF en fazla 20 MB).

6. Değişken eşleştirme bölümünde şablondaki her değişkenin hangi Piyzi bilgisiyle doldurulacağını seçip kaydedin.

• Seçtiğiniz şablon onaylanmadan otomasyonu aktif edemezsiniz; kaydedebilirsiniz ama çalışmaz.

• Başlığında medya olan şablonu kullanan adım, medya eklenmeden kaydedilmez.

• Şablon gönderim anında Meta'dan canlı okunur; sonradan reddedilmiş, duraklatılmış veya silinmişse gönderim yapılmaz.

• Boş bıraktığınız değişkenlerin yerine gönderimde “-” yazılır.

• Alıcının telefon numarası yoksa ya da entegrasyon pasifse adım çalışmaz.

Bildirim ayarları

• Gelen kutusunun üstündeki “Bildirim Ayarları” düğmesi kimlerin mobil bildirim alacağını belirler; bu bölüm mesajlaşma bildirim ayarları yetkisi ister.

• Her personel için WhatsApp, Instagram mesajları ve Instagram yorumları ayrı ayrı açılıp kapatılır.

• Bir görüşme personele atanmışsa bildirim yalnızca atanan kişiye gider — listede olmasa bile.

• Hiç ayar yapılmadıysa yalnızca işletme sahibi bildirim alır.

• Aynı görüşme için 2 dakikada en fazla 1 bildirim gönderilir; mobil uygulamaya hiç giriş yapmamış personele bildirim ulaşmaz.

Sohbet silme

1. Gelen kutusunda sohbeti açın.

2. Sağdaki Görüşme Yönetimi bölümüne inin.

3. “Sohbeti Sil” düğmesine basıp onaylayın.

• Silme ayrı bir yetkidir (Sohbet silebilir); varsayılan olarak yalnız işletme sahibinde bulunur ve rollere elle eklenir.

• Sohbet ve tüm mesajları Piyzi'den kaldırılır; işlem geri alınamaz ve denetim kaydına yazılır.

• Silme yalnızca Piyzi tarafını etkiler: müşterinin kendi WhatsApp uygulamasındaki yazışma olduğu gibi kalır. Meta'nın arayüzleri karşı taraftaki kopyanın silinmesine izin vermez.

• Silmek istemediğiniz sohbetleri “Görüşmeyi Sonlandır” ile kapatabilirsiniz; kayıt durur, yalnızca görüşme kapanır.

• Silinen bir kişi size yeniden yazarsa sohbet sıfırdan yeni bir görüşme olarak açılır.

Bağlantıyı kaldırma

1. Meta Business hesabınızın iş ayarlarını açın.

2. WhatsApp hesapları bölümünde Piyzi'ye bağladığınız numarayı bulun.

3. Piyzi uygulamasının bu hesaba erişimini kaldırın.

• Pi Store'daki Meta WhatsApp Business kartında bağlantıyı kesme düğmesi bulunmaz; kaldırma işlemi Meta tarafında yapılır.

• Numaranızı telefondaki WhatsApp Business uygulamasıyla birlikte kullanıyorsanız bağlantıyı uygulamanın ayarlarından da kesebilirsiniz.

• Meta bağlantının kesildiğini Piyzi'ye bildirir; entegrasyon kendiliğinden pasife alınır ve gönderim denemeleri reddedilir.

• Geçmiş sohbetleriniz ve mesajlarınız Piyzi'de kalır; yalnızca yeni mesaj alışverişi durur.

• Meta tarafında erişimi geri verirseniz entegrasyon kendiliğinden yeniden etkinleşir.

“Uygunluk kontrol edilemedi” hatası

Meta'nın penceresinde “Failed to check phone number eligibility” yazıyorsa, numaranız mevcut WhatsApp Business hesabınızı bağlama yoluna uygun bulunmamıştır. En sık sebepleri:

• Numara WhatsApp Business uygulamasında yeterince uzun süredir kullanılmıyor. Meta bir miktar gerçek yazışma geçmişi istiyor; birkaç gün aktif kullanıp tekrar deneyin.

• Numara normal WhatsApp uygulamasında kayıtlı olabilir. Bağlama yalnızca WhatsApp Business uygulamasıyla çalışır.

• Numara daha önce başka bir WhatsApp API sağlayıcısına bağlanmış olabilir. Eski bağlantı kaldırılmadan yeni bağlantı kurulamaz.

• WhatsApp Business uygulamanız güncel olmayabilir.

Sorun giderme

• Kart “WhatsApp Bağlı” görünmüyor: açılır pencere engelleyicisi bağlama akışını kesmiş olabilir; kapatıp tekrar deneyin.

• Sol menüde Mesajlaşma bölümü yok: entegrasyon henüz bağlanmamıştır ya da personelde mesajları görme yetkisi yoktur.

• Yazma alanı kapalı: 24 saatlik yanıt penceresi kapanmıştır; onaylı bir şablon gönderin ya da müşterinin yazmasını bekleyin.

• Şablon listesi boş: henüz onaylanmış şablonunuz yoktur. Şablon Yönetimi'nden oluşturup Meta onayını bekleyin.

• Otomasyon aktif edilemiyor: seçtiğiniz şablon henüz onaylanmamıştır; durumu “Onaylandı” olduğunda otomasyon açılabilir.

• “Bağlantının süresi doldu” uyarısı: yetki düşmüştür; Pi Store'dan yeniden bağlanın. Gelen mesajlar akmaya devam eder, gönderim durur.

• Bildirim gelmiyor: Bildirim Ayarları'ndaki kanal anahtarlarını, görüşmenin başka birine atanmış olup olmadığını ve personelin mobil uygulamaya giriş yapıp yapmadığını kontrol edin.