Meta WhatsApp Business: bağlama, gelen kutusu, şablonlar ve otomasyon

Meta WhatsApp Business entegrasyonu, müşterilerinizin WhatsApp'tan gönderdiği mesajları Piyzi'deki ortak bir gelen kutusuna taşır. Ekibiniz buradan yanıt verir, sohbeti müşteri kartıyla eşleştirir; otomasyonlarınız da aynı numaradan onaylı şablon mesajları gönderir.

Ön koşullar

• Aboneliği aktif bir Piyzi hesabı.

• Pi Store düzenleme yetkisi ya da işletme sahibi olmanız.

• Bir Facebook (Meta) Business hesabı ve bu hesaba bağlı bir WhatsApp Business numarası.

• Numaranızı telefondaki WhatsApp Business uygulamasında kullanmaya devam edebilirsiniz; bağlama akışı buna izin verir.

• Gelen kutusunu kullanacak personelin mesajları görebilir ve mesaj gönderebilir yetkilerine sahip olması.

Entegrasyonu bağlama

1. Sol menüden İşletmem → Pi Store bölümünü açın.

2. Mesajlaşma başlığı altındaki Meta WhatsApp Business kartına tıklayın.

3. Açılan pencerede “Facebook ile Bağlan” düğmesine basın.

4. Meta'nın açtığı pencerede Facebook hesabınıza giriş yapın, işletmenizi ve bağlamak istediğiniz WhatsApp numarasını seçip istenen izinleri onaylayın.

5. Piyzi'ye döndüğünüzde kart “WhatsApp Bağlı” olur; bağlanan numara ve doğrulanmış işletme adı kartta görünür.

İstenen izinler

• Mesaj gönderme ve alma: gelen kutusunun çalışması ve yanıtlarınızın müşteriye ulaşması için.

• Numara ve hesap bilgisi okuma: mesajın hangi numaradan gideceğini çözmek ve doğrulanmış işletme adını göstermek için.

• Şablon yönetimi: şablonlarınızı listelemek, oluşturmak, düzenlemek ve silmek için.

• İşletme profili okuma ve güncelleme: müşterinin WhatsApp'ta gördüğü profil kartını buradan düzenleyebilmeniz için.

• Bildirim aboneliği: müşteri mesajlarının Piyzi'ye anında ulaşması için.

Sohbetler, mesaj içerikleri ve gönderilen dosyalar gelen kutusunda görüntülenebilmesi için Piyzi'de saklanır ve yalnızca mesajları görme yetkisi olan personele açılır.

Gelen kutusu

1. Sol menüden Mesajlaşma → Gelen Kutusu bölümünü açın.

2. Soldaki listeden bir sohbet seçin.

3. Sağdaki yazışma alanından yanıtınızı yazıp gönderin.

• Gelen kutusu tüm mesajlaşma kanallarını birlikte gösterir; WhatsApp ve Instagram mesajları kanal sekmeleriyle ayrılır.

• Sohbetler yalnızca müşteri size yazdığında oluşur — Piyzi'den yeni sohbet başlatılamaz.

• Telefon numarası kayıtlarınızla eşleşen sohbetler müşteri kartına kendiliğinden bağlanır; eşleşmeyenleri “Mevcut müşteriyle eşleştir” ile bağlayabilir ya da yeni müşteri olarak ekleyebilirsiniz.

• Görüşme Yönetimi bölümünden sohbeti bir personele atayabilirsiniz; atanan kişi bildirim alır.

• “Görüşmeyi Sonlandır” sohbeti kapatır, müşteri bilgilendirilmez; aynı kişiden yeni mesaj gelirse ayrı bir görüşme açılır.

• Metin dışında fotoğraf, video ve belge gönderebilir, mesajlara tepki bırakabilirsiniz.

24 saatlik yanıt penceresi

WhatsApp, işletmelerin dilediği an serbest mesaj göndermesine izin vermez. Müşterinin size gönderdiği her yeni mesaj 24 saatlik bir yanıt penceresi açar; pencere açıkken istediğiniz gibi yazışırsınız. Pencere kapandığında yalnızca önceden onaylanmış şablon mesajları gönderilebilir.

• Pencere açıkken yazma alanının üstünde kalan süre gösterilir.

• Pencere kapandığında yazma alanı kapanır ve yerine “24 saatlik yanıt süresi doldu” uyarısı ile “Şablon Seç ve Gönder” düğmesi gelir.

• Müşteri size tekrar yazdığı anda pencere yeniden açılır ve süre baştan başlar.

• Müşteriden hiç mesaj gelmemişse pencere kapalıdır; ilk teması şablonla kurmanız gerekir.

• Sohbet bir reklam ya da işletme sayfası düğmesi üzerinden başladıysa pencere 24 yerine 72 saattir.

Mesaj şablonları

Şablon, Meta'nın önceden incelediği hazır mesaj kalıbıdır. Yanıt penceresi kapalıyken gönderebileceğiniz tek mesaj türüdür; randevu hatırlatmaları ve otomasyon mesajları da şablonla gider.

1. İşletmem → Pi Store → Meta WhatsApp Business kartını açın.

2. Alt kısımdaki “Şablon Yönetimi” düğmesine basın.

3. “Yeni Şablon” ile formu açın; kategori (Pazarlama, Bilgilendirme ya da Doğrulama), dil ve şablon adını girin.

4. Gövde metnini yazın; isterseniz başlık, alt bilgi ve düğmeler ekleyin.

5. Metinde değişken kullandıysanız her değişken için bir örnek değer girin.

6. Kaydedin — şablon Meta incelemesine gider ve durumu “İncelemede” olur; onaylandığında “Onaylandı” durumuna geçer.

• Şablon adı yalnızca küçük harf, rakam ve alt çizgi içerebilir; büyük harf, boşluk ve tire kabul edilmez.

• Değişkenler {{1}} biçiminde yazılır; metnin en başında veya en sonunda olamaz, yan yana iki değişken kullanılamaz ve her biri için örnek değer zorunludur.

• Gövde en fazla 1024, başlık ve alt bilgi en fazla 60 karakterdir; alt bilgide değişken kullanılamaz.

• Yalnızca onaylanmış, reddedilmiş veya duraklatılmış şablonlar düzenlenebilir; şablonun adı ve dili hiçbir zaman değiştirilemez.

• Silme işlemi ad ve dil birlikte çalışır ve geri alınamaz.

• Şablon yönetimi Pi Store düzenleme yetkisi ister; yalnız görüntüleme yetkisi olan personel listeyi okuyabilir ama değişiklik yapamaz.

WhatsApp işletme profili

İşletme profili, müşterileriniz WhatsApp'ta işletmenizin adına dokunduğunda gördükleri karttır. Bağlantı aktifken Pi Store kartının altında düzenlenir.

1. İşletmem → Pi Store → Meta WhatsApp Business kartını açın.

2. “İşletme Profili” bölümüne inin.

3. Profil fotoğrafı, hakkında metni, açıklama, sektör, e-posta, adres ve web sitesi alanlarını doldurup kaydedin.

• Telefon numarası ve doğrulanmış işletme adı buradan değiştirilemez; onlar yalnızca Meta Business Manager üzerinden güncellenir ve burada salt okunur gösterilir.

• “Hakkında” alanı boş bırakılamaz; içeriğini silerseniz mevcut metin korunur.

• Sektör bir kez seçildikten sonra “Belirtilmemiş”e geri alınamaz.

• En fazla iki web sitesi eklenebilir; profil fotoğrafı JPEG veya PNG olmalıdır.

• Numaranız telefondaki WhatsApp Business uygulamasıyla birlikte kullanılıyorsa profil bilgileri uygulamayla eşitlenir ve buradaki değişiklikler uygulama tarafından geri alınabilir.

Otomasyonlarda WhatsApp

Otomasyon tetiklendiğinde müşterinin yanıt penceresi büyük ihtimalle kapalı olur. Bu yüzden WhatsApp adımı yalnızca onaylı şablon gönderir; serbest metin gönderilemez.

1. Otomasyonlar bölümünden bir otomasyon açın ya da yeni bir tane oluşturun.

2. Akışa WhatsApp adımı ekleyin.

3. Alıcıyı seçin: Müşteri, İşletme sahibi ya da hizmeti veren personel.

4. Listeden bir şablon seçin; gerekirse aynı ekrandaki “Yeni şablon” ile şablonu oradan da oluşturabilirsiniz.

5. Değişken eşleştirme bölümünde şablondaki her değişkenin hangi Piyzi bilgisiyle doldurulacağını seçip kaydedin.

• Seçtiğiniz şablon onaylanmadan otomasyonu aktif edemezsiniz; kaydedebilirsiniz ama çalışmaz.

• Şablon gönderim anında Meta'dan canlı okunur; sonradan reddedilmiş, duraklatılmış veya silinmişse gönderim yapılmaz.

• Boş bıraktığınız değişkenlerin yerine gönderimde “-” yazılır.

• Alıcının telefon numarası yoksa ya da entegrasyon pasifse adım çalışmaz.

Bildirim ayarları

• Gelen kutusunun üstündeki “Bildirim Ayarları” düğmesi kimlerin mobil bildirim alacağını belirler; bu bölüm mesajlaşma bildirim ayarları yetkisi ister.

• Her personel için WhatsApp, Instagram mesajları ve Instagram yorumları ayrı ayrı açılıp kapatılır.

• Bir görüşme personele atanmışsa bildirim yalnızca atanan kişiye gider — listede olmasa bile.

• Hiç ayar yapılmadıysa yalnızca işletme sahibi bildirim alır.

• Aynı görüşme için 2 dakikada en fazla 1 bildirim gönderilir; mobil uygulamaya hiç giriş yapmamış personele bildirim ulaşmaz.

Sohbet silme

1. Gelen kutusunda sohbeti açın.

2. Sağdaki Görüşme Yönetimi bölümüne inin.

3. “Sohbeti Sil” düğmesine basıp onaylayın.

• Silme ayrı bir yetkidir (Sohbet silebilir); varsayılan olarak yalnız işletme sahibinde bulunur ve rollere elle eklenir.

• Sohbet ve tüm mesajları Piyzi'den kaldırılır; işlem geri alınamaz ve denetim kaydına yazılır.

• Silme yalnızca Piyzi tarafını etkiler: müşterinin kendi WhatsApp uygulamasındaki yazışma olduğu gibi kalır. Meta'nın arayüzleri karşı taraftaki kopyanın silinmesine izin vermez.

• Silmek istemediğiniz sohbetleri “Görüşmeyi Sonlandır” ile kapatabilirsiniz; kayıt durur, yalnızca görüşme kapanır.

• Silinen bir kişi size yeniden yazarsa sohbet sıfırdan yeni bir görüşme olarak açılır.

Bağlantıyı kaldırma

1. Meta Business hesabınızın iş ayarlarını açın.

2. WhatsApp hesapları bölümünde Piyzi'ye bağladığınız numarayı bulun.

3. Piyzi uygulamasının bu hesaba erişimini kaldırın.

• Pi Store'daki Meta WhatsApp Business kartında bağlantıyı kesme düğmesi bulunmaz; kaldırma işlemi Meta tarafında yapılır.

• Numaranızı telefondaki WhatsApp Business uygulamasıyla birlikte kullanıyorsanız bağlantıyı uygulamanın ayarlarından da kesebilirsiniz.

• Meta bağlantının kesildiğini Piyzi'ye bildirir; entegrasyon kendiliğinden pasife alınır ve gönderim denemeleri reddedilir.

• Geçmiş sohbetleriniz ve mesajlarınız Piyzi'de kalır; yalnızca yeni mesaj alışverişi durur.

• Meta tarafında erişimi geri verirseniz entegrasyon kendiliğinden yeniden etkinleşir.

Sorun giderme

• Kart “WhatsApp Bağlı” görünmüyor: açılır pencere engelleyicisi bağlama akışını kesmiş olabilir; kapatıp tekrar deneyin.

• Sol menüde Mesajlaşma bölümü yok: entegrasyon henüz bağlanmamıştır ya da personelde mesajları görme yetkisi yoktur.

• Yazma alanı kapalı: 24 saatlik yanıt penceresi kapanmıştır; onaylı bir şablon gönderin ya da müşterinin yazmasını bekleyin.

• Şablon listesi boş: henüz onaylanmış şablonunuz yoktur. Şablon Yönetimi'nden oluşturup Meta onayını bekleyin.

• Otomasyon aktif edilemiyor: seçtiğiniz şablon henüz onaylanmamıştır; durumu “Onaylandı” olduğunda otomasyon açılabilir.

• “Bağlantının süresi doldu” uyarısı: yetki düşmüştür; Pi Store'dan yeniden bağlanın. Gelen mesajlar akmaya devam eder, gönderim durur.

• Bildirim gelmiyor: Bildirim Ayarları'ndaki kanal anahtarlarını, görüşmenin başka birine atanmış olup olmadığını ve personelin mobil uygulamaya giriş yapıp yapmadığını kontrol edin.