Gider kaydetme ve ödeme takibi

Giderler sayfası, işletmenizin harcamalarını kaydettiğiniz ve ödemelerini izlediğiniz yerdir. Sol menüden İşletmem → Muhasebe & Finans → Giderler yolunu izleyin.

Liste ve özet kartları

Liste fatura tarihine göre Bu Ay ile açılır: yalnız fatura tarihi bu ay olan giderler görünür. Üstteki Toplam Harcama ve Kalan Borç kartları da yalnız ekrandaki filtrelere uyan giderlerin toplamını gösterir.

Her satırda fatura tarihi, gider başlığı (varsa belge numarası ve not), kategori, tedarikçi (personel giderlerinde altında ilgili personel), tutar, ödenen, kalan, vade ve durum yer alır. Satırın sonundaki simgeler: Ödeme Yap (yalnız kalan borç varsa), Düzenle ve Detay. Dar ekranlarda tablo yana kayar; bu simgeleri göremiyorsanız tabloyu sağa kaydırın.

Yeni gider ekleme

1. 1

   Yeni Gider'e tıklayın

   Sayfanın sağ üstündeki Yeni Gider düğmesi Yeni Gider Ekle penceresini açar.

2. 2

   Temel bilgileri girin

   Gider Başlığı / Açıklama, Kategori, Toplam Tutar ve Fatura / İşlem Tarihi zorunludur. Tarih bugünle gelir; geçmiş bir faturayı giriyorsanız faturanın gününü seçin — liste ve filtreler bu tarihe göre çalışır.

3. 3

   Tedarikçiyi ve personeli seçin

   Tedarikçi / Firma alanında listeden seçin ya da yeni bir ad yazıp “… olarak ekle” seçeneğine tıklayın. Yazdığınız ad kayıtta Tedarikçiler listenize de eklenir; aynı adla kayıtlı bir tedarikçi varsa gider ona bağlanır. İlgili Personel alanı yalnız Personel Giderleri grubundan bir kategori seçtiğinizde çıkar; gideri giren kişiyi değil, ödemenin ait olduğu personeli belirtir.

4. 4

   Gerekirse detayları açın

   Detaylar (Opsiyonel) bölümünde Son Ödeme Tarihi (Vade), Fatura / Fiş No ve Notlar alanları vardır. Vade boş kalırsa gider listede “Vadesiz” görünür ve Gecikenler'e düşmez.

5. 5

   Kaydedin

   Kaydet'e basın. Gider Ödenmedi durumuyla listeye eklenir. Eksik alan varsa kutunun altında “Gider başlığı zorunludur”, “Kategori seçimi zorunludur” ya da “Tutar 0'dan büyük olmalıdır” uyarısı çıkar.

Kategoriler üç grupta gelir: Sabit Giderler (kira, internet ve telefon, muhasebe ve danışmanlık, yazılım ve abonelikler, sigorta, aidat ve ortak giderler), Personel Giderleri (maaş, prim, avans, SGK ve sigorta primleri, yemek ve yol) ve Değişken Giderler (elektrik, su, ısınma ve doğalgaz faturaları, ürün ve malzeme tedariği, reklam ve pazarlama, bakım ve onarım, temizlik, ulaşım ve yakıt, vergi ve harçlar, banka ve POS komisyonları gibi). Kategori listesi sabittir, yeni kategori eklenemez; uygun kategori yoksa Diğer'i seçip ayrıntıyı başlığa yazın.

Ödeme yapma

1. 1

   Ödeme Yap'ı açın

   Listede satırın sonundaki Ödeme Yap simgesine ya da gider detayındaki Ödeme Yap düğmesine tıklayın. Düğme yalnız kalan borcu olan giderlerde görünür.

2. 2

   Tutarı girin

   Ödeme Tutarı kalan borçla dolu gelir. Kısmi ödeme için tutarı düşürün; Tamamını Öde kalan borcun tamamını geri yazar. Kalan borçtan fazla bir tutar girerseniz “Fazla Ödeme!” uyarısı çıkar ve ödeme kaydedilemez.

3. 3

   Ödeme yöntemini seçin

   Ödeme Yöntemi zorunludur ve önceden seçili gelmez; her ödemede siz seçersiniz.

4. 4

   Ödeme tarihini kontrol edin

   Ödeme Tarihi kendiliğinden gelir: gideri bugün, geçmiş bir fatura tarihiyle girdiyseniz faturanın tarihi; diğer bütün durumlarda (örneğin daha önce girilmiş bir gideri bugün ödüyorsanız) bugün seçilir. Alanın altında hangi tarihin neden seçildiği ve ödemenin kasa raporunda hangi güne yazılacağı yazar. Fatura tarihi geçmişteyse alanın altındaki “Fatura tarihini kullan” ya da “Bugün” bağlantısıyla tek tıkla öteki tarihe geçebilir, takvimden başka bir gün de seçebilirsiniz.

5. 5

   Ödemeyi Kaydet'e basın

   İsterseniz Notlar alanına bir not yazın ve Ödemeyi Kaydet'e basın. Kalan borç sıfırlanırsa gider Ödendi, kısmen ödendiyse Kısmi Ödendi olur; ödeme Kasa Raporları'nda seçtiğiniz güne çıkış olarak yazılır.

Ödemeyi ve gideri düzeltme, silme

Gider detayını satırdaki Detay simgesiyle açın. Detayda toplam, ödenen ve kalan tutarlar, Yapılan Ödemeler tablosu ve vade uyarısı bulunur: vade geçmişse “Gecikmiş Ödeme!”, vadeye 3 gün ya da daha az kaldıysa “Yaklaşan Vade!” yazar. Uyarı yalnız vade tarihine bakar, tamamen ödenmiş bir giderde de görünebilir; ödemenin durumunu durum rozetinden ve Kalan Borç kartından okuyun.

• Yanlış ödeme: Yapılan Ödemeler tablosunda satırın çöp kutusu simgesine (Ödemeyi Sil) tıklayıp Evet, Sil ile onaylayın. Kalan borç yeniden hesaplanır, ödeme kasa raporundan düşer. Tutar, tarih ya da yöntem yanlışsa ödemeyi silip doğrusunu yeniden girin.

• Gideri düzenleme: Düzenle aynı alanları açar, değişikliği Güncelle ile kaydedersiniz. Toplam Tutar yapılmış ödemelerin toplamından küçük olamaz (“Tutar Çakışması!”); önce fazla ödemeyi silin.

• Gideri silme: Hızlı İşlemler'deki Gideri Sil gideri ve ona bağlı bütün ödemeleri siler. Onay penceresi kaç ödemenin ve ne kadar tutarın silineceğini yazar; bu ödemeler kasa raporundan ve Net Kâr'dan düşer, geçmiş günlerin raporu değişir.

Filtreler ve arama

Hızlı düğmeler: Borçlar (ödenmemiş ve kısmi ödenmiş giderler, Yaklaşan Vadeler sıralamasıyla), Gecikenler (vadesi geçmiş, borcu kalan giderler; yanındaki sayı listede görünen gecikmiş gider sayısıdır), Bu Ay (fatura tarihi bu ay) ve Ödenenler.

Filtreler düğmesi gelişmiş paneli açar: Fatura Tarihi (Tümü, Bugün, Bu Hafta, Bu Ay, Geçen Ay, Son 3 Ay, Özel Tarih), Vade Tarihi (Tümü, Vadesi Geçenler, Bugün, Bu Hafta, Bu Ay, Özel Tarih), Durum (Ödenmedi, Kısmi Ödendi, Ödendi, İptal), Kategori, Tedarikçi, Personel, Sıralama (En Yeni, En Eski, En Yüksek Tutar, Yaklaşan Vadeler, En Uzak Vadeler) ile Min ve Max Tutar. Arama kutusu gider başlığı, belge numarası ve notlarda arar; bir tedarikçinin giderleri için Tedarikçi filtresini kullanın.

Maaş prim hesaplayıcı

Sayfanın sağ üstündeki Maaş Prim Hesapla düğmesi seçtiğiniz dönem için personellerin sabit maaşını ve hizmet, ürün ve paket primlerini; Sınıf Yönetimi ve Grup Etkinlikleri modülleri açıksa sınıf dersi ve grup etkinliği primlerini de hesaplar. Tutarları kontrol edip Kaydet dediğinizde her personel için Ödenmedi durumunda gider kayıtları oluşur; fatura tarihleri seçtiğiniz dönemin son günüdür. Ödemeyi yaptığınızda her gideri Ödeme Yap ile kapatın. Ayrıntılar “Maaş ve prim hesaplama” makalesindedir.

Kimler kullanabilir

Muhasebe & Finans menüsü, rolünde “Finansal raporları görebilir” yetkisi olan kullanıcılara görünür. Gider listesini okumak için “Giderleri görüntüleyebilir”; gider eklemek, düzenlemek ve silmek için “Gider ekleyebilir”, “Gider düzenleyebilir” ve “Gider silebilir”; ödeme girmek ve silmek için “Gider ödemelerini yönetebilir” yetkisi gerekir. Maaş Prim Hesapla, hesaplamak için “Bordro/prim hesaplayabilir”, kaydetmek için “Bordro/prim ödemesini kesinleştirebilir” ister. İşletme sahibi ve Yönetici rolünde bu yetkilerin hepsi vardır.