Alacak takibi ve tahsil etme

Alacaklar sayfası, müşterilerinizin size olan vadeli borçlarını listeler. Sol menüden İşletmem → Muhasebe & Finans → Alacaklar yolunu izleyin.

Alacaklar nereden gelir

Bir ödemeyi hemen almak yerine vadeli kaydettiğinizde alacak oluşur ve bu listeye düşer:

• Adisyon: adisyon detayındaki Tahsilatlar kartında, Tahsilat Ekle penceresinin Alacak Kaydı anahtarını açtığınızda.

• Paket: paket satışındaki Alacak Ekle ve Taksitlendir satırları ile paket detayındaki Tahsilat Ekle penceresinde Alacak Kaydı.

• Tesis Kiralama: rezervasyona “Alacak olarak kaydet” ile girilen ödemeler.

• Grup Etkinliği: katılımcının Ödeme Al penceresinde Alacak Kaydı açıldığında ya da online katılımda ücret alacağı oluştuğunda.

• Üyelik: Abonelik Yönetimi'nde abonelik satarken Alacak Ekle ile, yenilerken Alacak ile eklenen satırlar.

Bir müşterinin bütün alacaklarını müşteri kartının Borçlar sekmesinde de görebilirsiniz.

Listeyi okuma

Sayfa açıldığında bekleyen, tahsil edilen ve iptal edilen bütün alacaklar vade tarihine göre (En Yakın Vade sıralamasıyla) listelenir. Başlığın altında kayıt sayısı, yanında listede görünen gecikmiş alacakların sayısını gösteren kırmızı rozet yer alır.

• Vade Tarihi: alacağın son ödeme günü. Tahsil edilen alacakta altında tahsil günü (“Ödendi: …”) yazar.

• Kaynak: Adisyon, Paket ya da Tesis Kiralama rozeti ve varsa alacağın notu (örneğin “1. Taksit”).

• Tutar: altında ödeme yöntemi (bekleyen alacakta planlanan, tahsil edilende kullanılan yöntem).

• Kalan Süre: “… gün kaldı”, “Bugün son gün” ya da “… gün gecikti”.

• Durum: Beklemede, Yaklaşıyor (vadeye 3 gün ya da daha az kaldı), Gecikmiş, Tahsil Edildi ya da İptal.

Satıra tıklayınca alacağın kaynağı açılır (adisyon, paket ya da tesis rezervasyonları); adisyon ve paket satırlarındaki göz simgesi (Adisyona Git / Pakete Git) de aynı işi yapar. Alacak bu sayfada silinmez ve düzenlenmez; silmek ya da düzeltmek için kaynağındaki ödeme satırını kullanın.

Filtreler

• Hızlı düğmeler: Gecikenler (vadesi geçmiş bekleyen alacaklar, en eski vade önce), Bu Hafta (vadesi bu hafta olan bekleyenler), Bekleyenler ve Tahsil Edilenler.

• Filtreler paneli: Vade Tarihi (Tümü, Vadesi Geçenler, Bugün, Bu Hafta, Bu Ay, Gelecek Hafta, Gelecek Ay, Özel Tarih), Durum (Beklemede, Tahsil Edildi, İptal Edildi), Sıralama (En Yakın Vade, En Uzak Vade, En Yüksek Tutar) ve Min / Max Tutar.

• Arama: müşteri adı veya telefon.

Tahsil etme

1. 1

   Tahsil Et'e basın

   Bekleyen alacağın satırının sonundaki yeşil Tahsil Et simgesine tıklayın. Alacak Tahsilatı penceresi tutarı ve müşteriyi gösterir; tutar değiştirilemez, alacağın tamamı tahsil edilir.

2. 2

   Ödeme yöntemini seçin

   Ödeme Yöntemi alanında müşterinin gerçekten ödediği yöntemi seçin; yöntem önceden seçili gelmez. Yöntem seçmeden devam ederseniz “Lütfen bir ödeme yöntemi seçin” uyarısı çıkar.

3. 3

   Gerekirse not yazın

   Not (opsiyonel) alanına yazdığınız not, alacağın mevcut notunun (örneğin paket taksitlerindeki “1. Taksit”) yerine geçer. Eski notu korumak için alanı boş bırakın ya da eski notu yeni notunuzda tekrar yazın.

4. 4

   Tahsil Et ile onaylayın

   Pencerenin altındaki Tahsil Et'e basın; “Tahsilat başarıyla gerçekleştirildi” mesajı çıkar.

Tahsilattan sonra

• Alacak Tahsil Edildi durumuna geçer; Tahsil Edilenler düğmesiyle bulursunuz.

• Tutar, tahsil ettiğiniz gün Raporlar → Kasa Raporları'na gelir olarak yazılır. Pencerede tarih alanı olmadığından geçmiş bir güne tahsilat girilemez.

• Alacağın geldiği adisyonda, pakette ya da tesis rezervasyonunda ödeme tamamlanmış görünür; müşterinin borcu düşer.

• “Alacak Tahsil Edildiğinde” otomasyonunuz varsa çalışır.

Grup etkinliği ve üyelik alacakları

Bu iki kaynaktan gelen alacaklar listede görünür ama Tahsil Et ile kapatılamaz: işlem tamamlanmaz ve alacak Beklemede kalır. Bu satırların Kaynak sütununda rozet görünmez ve satıra tıklamak bir sayfa açmaz.

• Grup etkinliği: ilgili etkinliği Grup Etkinlikleri sayfasından ya da müşteri kartının Grup Etkinlikleri sekmesinden açın. Katılımcının ödemeleri arasındaki alacak satırında çöp kutusu simgesine tıklayıp Evet, İptal Et ile alacağı iptal edin; ardından katılımcının üç nokta menüsünden Ödeme Al'ı seçin, Alacak Kaydı anahtarını kapalı bırakın, tutarı ve ödeme yöntemini girip Ekle'ye basın. Tahsilat kaydettiğiniz günün kasasına yazılır. Bunun için rolünüzde “Ödeme silebilir” ve “Ödeme alabilir” yetkileri gerekir.

• Üyelik (abonelik): bu alacakları tahsil edecek bir ekran bulunmuyor; tahsilatın kaydedilmesi gerekiyorsa üst çubuktaki Destek simgesine tıklayıp Yeni Talep ile destek talebi oluşturun.

Kimler kullanabilir

Sayfayı görmek için rolünüzde “Finansal raporları görebilir”, alacağı tahsil etmek için “Ödeme düzenleyebilir” yetkisi gerekir. Tahsil Et simgesi bu yetki olmadan da görünür ama tahsilat tamamlanmaz. İşletme sahibi ve Yönetici rolünde ikisi de vardır; hazır Muhasebe ve Personel rollerinde yoktur, bu rolleri İşletmem → Ayarlar → Rol ve Yetki Yönetimi'nde Kopyala ile çoğaltıp yetkileri ekleyebilirsiniz.