Maaş ve prim hesaplama: dönem sonu ödemelerini gidere işleme

Maaş Prim Hesapla aracı, ay sonu personel ödemelerini elle hesaplama yükünü kaldırır: seçtiğiniz dönemde her personelin sabit maaşını ve hak ettiği primleri personelin Maaş & Prim Ayarları'na göre hesaplar, onayınızla bunları “Ödenmedi” durumunda gider kayıtlarına dönüştürür. Personele yaptığınız ödemeyi ise ödediğinizde ayrıca girersiniz.

Başlamadan önce

• Maaş & Prim Ayarları: hesap, her personelin İşletmem → Personeller → personel detayı → Personel Ayarları → Maaş & Prim Ayarları penceresindeki maaş modeline (Sadece Sabit Maaş, Sadece Prim, Maaş + Prim), aylık sabit maaşına ve prim oranlarına göre yapılır. Bu ayarı yapılmamış personel araçta seçilemez.

• Güncel ayarlar: hesap her zaman personelin bugünkü ayarlarıyla yapılır; geçmiş bir dönemi hesaplarken o dönemde geçerli olan oranlar değil, şu anki oranlar kullanılır. Daha önce kaydedilmiş gider kayıtları değişmez.

• Yetki: Giderler sayfası için “Finansal raporları görebilir”, gider listesini görmek için “Giderleri görüntüleyebilir” yetkisi gerekir. Araçta personel listesinin gelmesi için “Çalışan listesini görebilir”, hesaplamak için “Bordro/prim hesaplayabilir”, kaydetmek için “Bordro/prim ödemesini kesinleştirebilir”, oluşan giderlere ödeme girmek için “Gider ödemelerini yönetebilir” gerekir; işletme sahibi hepsini yapabilir. Düğme bu yetkiler olmadan da görünür: personel listesi gelmezse “Personel listesi yüklenirken hata oluştu.”, hesaplarken “Hesaplama sırasında hata oluştu.”, kaydederken “Kaydetme sırasında hata oluştu.” uyarısı çıkar. Eksik yetkiyi işletme sahibi ya da rolleri yöneten kişi İşletmem → Ayarlar → Rol ve Yetki Yönetimi'nden verebilir.

Hesaplama adımları

1. 1

   Aracı açın

   Sol menüden İşletmem → Muhasebe & Finans → Giderler sayfasını açın ve sağ üstte “Yeni Gider”in yanındaki Maaş Prim Hesapla düğmesine basın. Araç sağdan açılır.

2. 2

   Tarih aralığını seçin

   Hazır aralıklardan birini seçin: Bu Ay (açılışta seçili gelir), Geçen Ay, Son 7 Gün ya da Son 30 Gün. Başlangıç Tarihi ya da Bitiş Tarihi'ni elle değiştirirseniz seçim Özel olur. Bitiş tarihi başlangıçtan önceyse “Bitiş tarihi başlangıç tarihinden önce olamaz.” uyarısı çıkar.

3. 3

   Personeli seçin

   Ödeme yapacağınız personelin kartına tıklayarak işaretleyin; Personel Seçimi başlığındaki sayaç kaç kişi seçtiğinizi gösterir (örneğin 2/5). Tümünü Seç seçilebilen herkesi işaretler; herkes seçiliyken düğme Seçimi Kaldır olur. “Maaş prim ayarları yapılmamış” rozetli kartlar soluk görünür ve seçilemez.

4. 4

   Hesaplayın

   Hesapla düğmesi en az bir personel seçince açılır. Sonuçlar “Hesaplama Sonuçları” başlığı altında personel personel listelenir; başlığın yanında seçtiğiniz tarih aralığı yazar.

Sonuçları kontrol etme

Her personelin kartında kategori kategori tutarlar ve sağ üstte kişinin toplamı görünür; en altta seçilen herkesin Genel Toplamı yer alır. Kategoriler:

• Sabit Maaş: aylık sabit maaş seçtiğiniz aralığa oranlanır. Tam bir takvim ayı (Bu Ay, Geçen Ay) tam maaş verir; daha kısa aralıklarda ayın kapsanan günleri o ayın gün sayısına bölünerek hesaplanır (30 gün çeken bir ayın 1–15'i maaşın yarısıdır). Yalnız maaş modeli Sadece Sabit Maaş ya da Maaş + Prim olan personelde çıkar.

• Hizmet Primleri: aralıkta başlayan ve “Tamamlandı” durumundaki randevularda personelin verdiği hizmetler. Matrah, indirim düşülmüş hizmet tutarıdır (fiyat KDV hariç girildiyse KDV eklenmiş hâli). Paketten kullanılan seanslar hizmet primine girmez.

• Ürün Satış Primleri: satış tarihi aralıkta olan ve satan personel olarak bu kişinin seçildiği ürün satışları; iptal edilmiş adisyona bağlı satışlar hariç.

• Paket Satış Primleri: aralıkta satılan ve satan personel olarak bu kişinin seçildiği paketler, satış tutarı üzerinden.

• Sınıf Dersi Primleri: personelin eğitmen olduğu, aralıkta başlayan ve tamamlanmış sınıf oturumları; ayara göre saatlik ücret ya da oturum başına ücret. Yalnız Sınıf Sistemi modülü açıksa görünür.

• Grup Etkinliği Primleri: personelin yönettiği, aralıkta başlayan ve tamamlanmış grup etkinlikleri; saatlik ücret ya da etkinlik başına ücret. Yalnız Grup Etkinlikleri modülü açıksa görünür.

Prim yalnız maaş modeli Sadece Prim ya da Maaş + Prim olan personelde hesaplanır. Detaylı Ayar ile ödeme yöntemine göre farklı oranlar tanımladıysanız oran, işlemin tahsilatlarının ödeme yöntemlerine göre ağırlıklandırılır; henüz tahsilat yoksa Varsayılan Oran kullanılır.

Her kategoride ilk dört kalem adı, hesap dayanağı (örneğin “₺1000 × %10”) ve prim tutarıyla listelenir; fazlası “+ N kalem daha” olarak belirtilir. Sabit Maaş Toplamı ile kategori toplamlarını kutulara yeni tutar yazarak elle düzeltebilirsiniz; kişinin toplamı ve Genel Toplam anında güncellenir. Tek tek kalemler düzenlenmez.

Kaydetme: gider kayıtları oluşur

Kaydet düğmesine bastığınızda her personel için sıfırdan büyük her tutar ayrı bir gider kaydı olur: sabit maaş “Personel Maaşları” kategorisinde “Ad Soyad - Aylık Sabit Maaş” başlığıyla; her prim türü “Personel Primleri” kategorisinde “Hizmet Primi”, “Ürün Primi”, “Paket Satış Primi”, “Sınıf Dersi Primi” ya da “Grup Etkinliği Primi” başlığıyla. Kayıtların fatura tarihi seçtiğiniz aralığın bitiş günüdür ve hepsi Ödenmedi durumunda açılır. Kaydedilecek tutar yoksa “Kaydedilecek tutar yok.” uyarısı çıkar.

Kayıt bitince “Tamamlandı” ekranı görünür; Kapat ile çıkın. Kayıtlar Giderler listesinde ilgili personelle birlikte görünür ve Raporlar → Personel Raporları'ndaki personel detayında “Personele Yapılan Ödemeler” bölümüne fatura tarihiyle yansır.

Kaydı düzeltme ya da silme

Oluşan kayıtlar normal giderlerdir: Giderler listesinde kalem simgesiyle düzenleyebilir, göz simgesiyle açtığınız gider detayında Gideri Sil ile silebilirsiniz. Maaş & Prim Ayarları yapılmamış bir personele ödeme kaydetmek için Yeni Gider penceresinde “Personel Maaşları” ya da “Personel Primleri” kategorisini seçip İlgili Personel alanından kişiyi seçin. Ayrıntılar Gider kaydetme ve ödeme takibi makalesindedir.