Personel izni ve saat kapama: izin oluşturma ve onaylama

Saat Kapama, bir personelin izinli olduğu ya da randevu almayacağı zaman aralığını kaydeder. Kapatılan saatlerde o personel için online randevu alınamaz; panelden randevu açarken de çakışma uyarısı çıkar. Aynı pencere personelin izin taleplerini de toplar.

İzin veya saat kapama oluşturma

1. 1

   Pencereyi açın

   Üst çubuktaki Oluştur menüsünden Saat Kapama'yı seçin. Saat Kapama / İzin Yönetimi penceresi Yeni İzin Oluştur sekmesiyle açılır.

2. 2

   Personeli ve izin tipini seçin

   Personel listesinden izni kullanacak kişiyi seçin; kendi izniniz için kendi adınızı seçin. İzin Tipi Genel İzin olarak gelir; gerekirse Yıllık İzin, Hastalık İzni, Kişisel İzin, Eğitim ya da Diğer'i seçin. İsterseniz Başlık yazın; takvimde bu başlık görünür.

3. 3

   Tarih ve saatleri girin

   Tüm gün açık gelir; açıkken yalnız başlangıç ve bitiş gününü seçersiniz ve seçilen günler baştan sona kapanır. Saatlik izin için Tüm gün'ü kapatın; Başlangıç ve Bitiş alanlarında saat de seçilir ve bitiş başlangıçtan sonra olmalıdır. Bugünden önceki bir tarih seçilemez.

4. 4

   Kaydedin

   İsterseniz Açıklama alanına not yazın (en fazla 1000 karakter) ve Kaydet'e basın. Kayıt İzin Talepleri sekmesine düşer.

Personel seçmeden ya da tarihleri girmeden kaydedemezsiniz; başlangıç bitişten sonra olamaz. Aynı personelin bu aralıkla çakışan onay bekleyen ya da onaylanmış başka bir izni varsa kayıt oluşmaz ve genel bir uyarı görünür; bu durumda mevcut kaydı İzin Talepleri sekmesinden düzenleyin.

Hangi izin onay bekler?

• Kendi adınıza açtığınız izin Onay Bekliyor durumunda kaydedilir; işletme sahibinin kendi izni de onay bekler, sahip bu talebi kendisi onaylayabilir.

• Başka bir personel adına açtığınız izin doğrudan Onaylandı olarak kaydedilir.

• Reddedilen izin (Reddedildi) saatleri kapatmaz.

İzin taleplerini onaylama ve reddetme

Onay bekleyen talepler iki yerde görünür:

• Onay Bekleyenler: üst çubuktaki onay kutusu simgesine basın ve İzin Talepleri sekmesini açın. Her kartta personel, izin tipi, tarih aralığı, gün sayısı, varsa sebep ve talep tarihi yazar; Onayla ya da Reddet'e basın. Buradaki Onayla ve Reddet düğmeleri ek bir soru sormadan hemen uygulanır; Reddet ret sebebi de istemez.

• Saat Kapama → İzin Talepleri: tüm izin kayıtlarının listesi. Üstte onay bekleyen talep sayısı yazar; Filtreler ile Durum, İzin Tipi, Personel ve Tarih Aralığı'na göre süzebilirsiniz. Onay bekleyen satırdaki onay (tik) düğmesi Evet, Onayla ile onaylar; ret (çarpı) düğmesi isteğe bağlı Red Sebebi sorar, sebep satırda görünür. Onaylanan satırda onaylayan kişinin adı yazar.

Onay ya da ret personele bildirim olarak gitmez; personel sonucu İzin Talepleri listesinde görür.

Düzenleme ve silme

İzin Talepleri listesinde kalem simgesi İzin Talebini Düzenle penceresini açar: izin tipi, başlık, tüm gün, tarih/saat ve açıklama değiştirilebilir; personel değiştirilemez, yanlış personel seçtiyseniz kaydı silip yeniden oluşturun. Reddedilmiş kendi izninizi düzenlediğinizde talep yeniden Onay Bekliyor'a döner. Onaylanmış bir izni, izni kullanan personel kendisi düzenleyemez. Kaydı silmek için çöp kutusu simgesine basıp Evet, Sil ile onaylayın; silinen iznin saatleri hemen yeniden randevuya açılır.

İznin randevulara etkisi

• Kapatılan saatlerde o personel için online randevu sayfasında saat çıkmaz; Tüm gün izinde bütün gün kapanır.

• Panelden aynı saate randevu açarken Randevu Çakışması uyarısı çıkar; Evet, oluştur derseniz randevu yine de oluşturulur.

• İzin, var olan randevuları iptal etmez ya da taşımaz ve müşterilere bildirim göndermez; izinli saatlerdeki randevuları kendiniz taşıyın ya da iptal edin.

• Onaylanmış izin, takvimin personel görünümünde o personelin sütununda renkli bir alan olarak görünür.

Kimler yapabilir?

• Saat kapatma, izin talebi yapabilir: Oluştur → Saat Kapama menüsünü ve Yeni İzin Oluştur sekmesini açar.

• Saat kapatma, izin talebi güncelleyebilir: İzin Talepleri listesini görür, kayıtları düzenler ve siler.

• Saat kapatma, izin taleplerini onaylayabilir: talepleri onaylar ve reddeder; Onay Bekleyenler'deki İzin Talepleri sekmesi yalnız bu yetkiyle görünür.

Varsayılan Personel rolünde ilk iki yetki vardır, onay yetkisi yoktur; İşletme Sahibi ve Yönetici hepsini yapar. Onay yetkisi olmayan kullanıcı onaylama ya da reddetme işlemini tamamlayamaz. Herkesin takvimini görebilir yetkisi olmayan personel listede yalnız kendi izinlerini görür. Yetkileri Roller ve yetkiler makalesindeki adımlarla rollere eklersiniz.