Randevu onaylama, durum değiştirme ve iptal

Bu makale randevu detay penceresinde yaptığınız işleri anlatır: onaylama ve reddetme, durum değiştirme, tarih ve saati değiştirme, iptalde seans kredisinin ne olacağı, durumu geri alma ve silme.

Randevu detay penceresi

Pencereyi Takvim'de bir randevu kartına ya da Randevular listesinde bir satıra tıklayarak açarsınız; pencerenin başlığında Randevu Detayları yazar. Pencerede şunlar bulunur:

• Üst şerit: başlangıç–bitiş saati ve süre, durum düğmesi ve rozetler (Onay Bekliyor, Online, Tekrarlayan, Çoklu Hizmet).

• Tarih ve saat kutuları: randevuyu düzenleme formunu açmadan başka bir güne ya da saate almanızı sağlar (aşağıda).

• Bilgiler: müşteri ve telefonu, tutar, personel, hizmet ve varsa kaynak / oda. Paketten düşülen randevuda paket adı ve kredi durumu yazar: Paketten rezerve, Paketten düşüldü ya da Seans kredisi iade edildi. Durumun altında paketin kalan kredisi görünür (örneğin “6 kredi kaldı”); bu sayıya bu randevunun kendi kredisi dahil değildir, rezerve edilmiş ve kullanılmış krediler düşülmüştür.

• Online görüşme: görüşme bağlantısı olan randevuda Meet'e Katıl ya da Zoom'a Katıl düğmesi; randevu Google Takvim'e eklendiyse yanındaki Takvim düğmesi etkinliği Google Takvim'de açar.

• Müşteri Notları: müşterinin bütün notlarından en yeni üçü (devamı için Daha fazla göster) ve Not ekle düğmesi. Buradan yazdığınız not bu randevuya ve adisyonuna bağlanır, tarihi randevunun günüyle gelir ve "Bu randevuda oluşturuldu" çipini taşır. Bölüm yalnız müşteri notlarını görme yetkisi olan personele görünür (Müşteri notları makalesine bakın).

• Düğmeler: sağ üstte Hizmeti Sil; altta Düzenle, onay bekleyen randevuda Onayla ve adisyonu olan randevuda Adisyon'a Git (tahsilat adisyonda yapılır; düğme Adisyonları görebilir yetkisiyle görünür).

Tarih ve saati pencereden değiştirme

Tarih ya da saat kutusunu değiştirince yanlarında iki düğme belirir: yeşil onay düğmesi (Tarih/saati kaydet) ve geri al düğmesi (Değişikliği geri al). Onay düğmesine bastığınızda gerekirse sırasıyla şunlar sorulur:

1. Randevu tekrarlayan bir serinin parçasıysa kapsam: Sadece bu randevu ya da Bu ve sonraki tüm tekrarlar.

2. Gün değiştiyse ve ziyarette birden fazla hizmet varsa "Ziyaretin tamamı taşınsın mı?": Tümünü Taşı, Yalnız Bu Hizmet ya da Vazgeç. Bu soru yalnız pencereyi Takvim'den açtığınızda çıkar; Randevular listesinden açtığınızda yalnız seçtiğiniz hizmet taşınır.

3. "Müşteriye bildirilsin mi?": SMS ile Bildir değişikliği müşteriye bildirir (randevu Belirsiz ya da Bekliyor durumundaysa ve “Randevu Yeniden Planlandığında” otomasyonunuz müşteriye hemen SMS ya da WhatsApp gönderiyorsa mesajı otomasyon gönderir, Piyzi'nin SMS'i ayrıca gitmez), Bildirmeden Güncelle yalnız kaydı günceller.

4. Randevu paketten ayrılmışsa ve paketin iptal hakkı kuralı gerektiriyorsa İptal hakkı kararı.

5. Randevu paketten ayrılmışsa ve yeni tarih paketin bitişinden sonraysa “Paket süresi yetmiyor” uyarısı: Paketi uzat ve devam et ya da Vazgeç.

Seçilen saatte personelin ya da kaynağın başka bir randevusu varsa (ya da personelin eğitmeni olduğu bir ders varsa) Saat Çakışması uyarısı çıkar; Yine de Kaydet ile kaydedersiniz. İzin ve saat kapama blokları, grup etkinlikleri ve aynı kaynağa bağlı tesis kiralamaları bu kontrolde sayılmaz; randevuyu bunların üzerine alırken uyarı çıkmaz. Kutular, rolünüzde Randevu düzenleyebilir yetkisi yoksa kilitli görünür. Taşımanın diğer kuralları (paket süresi, başka güne taşıma, adisyon) Takvimde randevu saatini değiştirme makalesinde anlatılır.

Düzenle formu

Düzenle düğmesi Randevu Düzenle formunu açar: Personel, Hizmet, Kaynak / Oda, Tarih, Başlangıç Saati, Süre (dk), Fiyat, İndirim (%) ve KDV (Dahil / Hariç). Tarihi başka bir güne aldığınızda formda bilgi notu çıkar; ziyarette birden fazla hizmet varsa Sadece bu hizmeti taşı ya da Ziyaretin tamamını taşı'yı seçersiniz (bu seçenek yalnız pencere Takvim'den açıldığında görünür). Müşteriye bildir anahtarı kapalı gelir; tarih ya da saat değişikliğini müşteriye bildirmek için açın. Kaydet'e bastığınızda tekrarlayan randevuda kapsam, gerekirse iptal hakkı kararı, yeni tarih paketin bitişinden sonraysa “Paket süresi yetmiyor” uyarısı ve saat çakışması sorulur.

Onaylama ve reddetme

Panelden (web ya da mobil uygulamadan) oluşturduğunuz randevular onaylı kaydedilir; Randevu Ayarları'ndaki Personel Randevu Otomatik Onay ayarı bunu değiştirmez. Onay yalnız online alınan randevularda gerekir: Randevu Ayarları'nda Online Randevu Otomatik Onay kapalıysa ya da Risk Yönetimi'ndeki online randevu kurallarınızdan biri onay istiyorsa talep onayınızı bekler. Piyzi API ile oluşturulan randevular da Online Randevu Otomatik Onay ayarına uyar: ayar kapalıysa onayınızı bekler.

Onay bekleyen randevuyu takvim kartındaki kırmızı noktadan, Randevular listesinin Onay sütunundaki Bekliyor rozetinden ve detay penceresindeki Onay Bekliyor rozetinden tanırsınız. Hepsini bir arada görmek için üst çubuktaki Onay Bekleyenler simgesine tıklayıp Randevu Talepleri sekmesini açın.

• Detay penceresinden: yeşil Onayla düğmesine basıp Randevu Onayı penceresinde Evet, Onayla deyin.

• Onay Bekleyenler panelinden: talebin kartındaki Onayla ya da Reddet düğmesine basın; panelde ek onay sorulmaz, işlem hemen yapılır. Reddet yalnız bu paneldedir.

Onaylamak ve reddetmek için rolünüzde Randevuyu onaylayabilir/reddedebilir ya da Randevu düzenleyebilir yetkisi olmalıdır. Onayladığınızda Piyzi müşteriye ayrıca bir mesaj göndermez; “Randevu Onaylandığında” otomasyonunuz varsa mesajı o gönderir.

Reddettiğiniz talep iptal edilir, pakete bağlı seans kredisi koşulsuz iade edilir ve adisyon tutarı yeniden hesaplanır; red, müşterinin iptal geçmişine yazılmaz. “Randevu İptal Edildiğinde” otomasyonunuz varsa talebi reddedilen müşteriye mesajı o gönderir. Reddet yalnız onay bekleyen talepte çalışır; onaylanmış bir randevuyu durumunu İptal yaparak iptal edersiniz. Tamamlanmış, geldi ya da gelmedi işaretli randevu reddedilemez.

Durumlar ve geçişler

• Belirsiz: henüz işlem yapılmamış randevu; panelden açılan randevular bu durumla başlar.

• Bekliyor: müşterinin gelmesi beklenen randevu; online alınan randevular bu durumla gelir.

• Geldi: müşteri işletmeye geldi, seans başladı veya başlamak üzere.

• Tamamlandı: hizmet verildi.

• Gelmedi: müşteri randevuya gelmedi.

• İptal: randevu iptal edildi.

Durumu değiştirmek için detay penceresinin üst şeridindeki durum düğmesine tıklayın ve listeden yeni durumu seçin; Durum Değişikliği penceresinde Evet, Değiştir deyin. Belirsiz ya da Bekliyor randevu Geldi, Tamamlandı, Gelmedi ya da İptal yapılabilir; Geldi durumundan yalnız Tamamlandı, Gelmedi ya da İptal'e geçilir. Durum değiştirmek için Randevu düzenleyebilir yetkisi gerekir.

• Geldi ya da Tamamlandı işaretlediğinizde pakete bağlı randevunun seans kredisi paketten düşülür.

• İptal ya da Gelmedi'de seans kredisinin ne olacağını siz seçersiniz (aşağıda).

• İptal ya da Gelmedi'den sonra adisyonda ödeme ya da ürün satışı yoksa ve diğer randevuları da aynı durumdaysa adisyon da aynı duruma geçer.

• Durum değişikliği işletmenizin Randevu Tamamlandığında, Randevuya Gelmediğinde ve Randevu İptal Edildiğinde otomasyonlarını çalıştırır. Durumu İptal yaptığınızda Piyzi müşteriye ayrıca bir SMS göndermez; müşteriye haber otomasyonla gider.

• Randevu Ayarları'nda Geçmiş Randevuları Otomatik Tamamla açıksa Belirsiz, Bekliyor ya da Geldi durumundaki onaylı randevular, bitiş saatinden Tamamlamadan Önce Bekleme (Saat) kadar sonra kendiliğinden Tamamlandı olur ve paketten ayrılan seans kredisi düşülür; 0 girildiyse bitişte hemen tamamlanır.

İptal ve seans kredisi — kararı siz verirsiniz

Randevu bir paketten düşülüyorsa iptal veya "Gelmedi" onayında seans kredisinin ne olacağı sorulur. İptal süresi (saat) ayarınıza ve paketin iptal hakkı kuralına göre sistem bir seçeneği Önerilen olarak işaretler, ancak seçim sizindir:

• Krediyi iade et: seans kredisi müşterinin paketine geri eklenir.

• Seans yansın: seans kullanılmış sayılır, kredi pakete geri dönmez.

Yani iptal süresi geçmiş olsa bile krediyi iade edebilir, süresinde iptal edilmiş bir randevuda da seansın yanmasını seçebilirsiniz. Politika işletmeye yol gösterir, elini bağlamaz.

İptali kim istedi?

İptal onayında önce İptali kim istedi? sorulur. Müşteri (varsayılan) seçildiğinde bu bölümdeki kurallar uygulanır. İşletme seçildiğinde — örneğin eğitmen hastalandı ya da salon kapandı — pakete bağlı her seans kredisi iade edilir, paketin iptal hakkı düşmez ve iptal müşterinin iptal geçmişine yazılmaz (güvenilirlik puanı ve online randevu kuralları bu iptali müşteriye saymaz); bu yüzden kredi seçenekleri sorulmaz. Soru tekil ve seri randevu iptalinde, adisyonun toplu iptalinde ve ziyaret grubunun iptalinde çıkar; Gelmedi'de sorulmaz.

Paketin iptal hakkı ve kuralı

Paket satılırken bir İptal Hakkı sayısı tanımlandıysa hakkın hangi iptallerde kullanılacağını paketin İptal hakkı ne zaman kullanılır? ayarı belirler:

• Geç iptallerde (varsayılan): iptal süresi geçtikten sonra yapılan iptalde hak kullanılır: seans kredisi pakete iade edilir ve paketin iptal hakkından 1 düşer; hak kalmadıysa seans yanar. Süresinde yapılan iptal ücretsizdir.

• Süresinde yapılan iptallerde: hak, iptal süresi dolmadan yapılan iptalde kullanılır: kredi iade edilir ve 1 hak düşer; hak bittiğinde süresinde yapılan iptal de seansı yakar. Süre geçtikten sonraki iptalde hak kullanılamaz ve politika seansı yakar.

Onay penceresi paketin güncel hakkını (örneğin 2/3), kuralını ve seçeneğin sonucunu gösterir; hak kullanılabilecekse önerilen seçenek iadedir.

• Krediyi iade et seçildiğinde hakkın kullanıldığı iptalde hak kendiliğinden düşer; pakette hak kalmadıysa ya da Süresinde yapılan iptallerde kuralında süre geçmişse kredi hak düşülmeden iade edilir.

• Seans yansın seçildiğinde iptal hakkı kullanılmaz.

• Gelmedi işaretlemesinde iptal hakkı hiçbir zaman kullanılmaz: politika seansı yakar, iade seçerseniz hak düşülmeden iade edilir.

• Paketin süresi dolmuşsa kredi iade edilir ama kullanılamaz; bu durumda iptal hakkı düşmez.

• Randevuda aynı paketten birden fazla hizmet varsa her hizmet için ayrı hak kullanılır; hak yetmezse yetenler iade edilir, kalanların seansı yanar.

İptal süresi 0 ise: Geç iptallerde kuralında ücretsiz iptal süresi yoktur; her iptal geç sayılır ve sistem, paketin iptal hakkı varsa iadeyi, yoksa seansın yanmasını önerir. Süresinde yapılan iptallerde kuralında 0, süre sınırı olmadığı anlamına gelir: randevu başlamadan yapılan her iptal hak kullanır. İptal süresi ayarı okunamazsa (ör. bağlantı sorunu) öneri gösterilmez: Politika karar versin seçeneği işaretli gelir ve karar paketin kuralına göre verilir; isterseniz krediyi kendiniz iade edebilir ya da seansı yakabilirsiniz. Ayar yüklenirken pakete bağlı randevunun iptal ve gelmedi düğmeleri kısa bir süre pasif görünür.

Tekrarlayan randevularda kapsam

Randevu bir tekrar serisinin parçasıysa düzenleme, tarih-saat değişikliği, iptal ve silmede sistem Tekrarlayan Randevu penceresinde kapsamı sorar: Sadece bu randevu yalnız seçtiğiniz kaydı, Bu ve sonraki tüm tekrarlar ise o tarihten sonraki açık tekrarları da etkiler; geçmiş, tamamlanmış, gelmedi ya da iptal edilmiş tekrarlar değişmez. Gün değişikliği yalnız tek randevuya uygulanabilir; serinin tamamını başka bir güne taşıyamazsınız.

Bu ve sonraki tüm tekrarlar ile iptal ettiğinizde sonraki tekrarların adisyon tutarları da yeniden hesaplanır; tahsilatı ve ürün satışı olmayan adisyonlar iptal durumuna geçer. Tahsilat alınmış bir adisyonda tutar düşer ve fazla ödeme alacak olarak görünür; iadesine siz karar verirsiniz.

Seriyi pakete bağlı randevularda Bu ve sonraki tüm tekrarlar ile iptal ederken seans kredisi için üç seçenek sunulur. Politika karar versin (varsayılan) paketin kuralını her tekrara ayrı ayrı uygular: ücretsiz olan tekrarların kredisi iade edilir; hakkın kullanıldığı tekrarlarda (Geç iptallerde kuralında süresi geçmiş, Süresinde yapılan iptallerde kuralında süresi dolmamış olanlar) paketin iptal hakkı saat sırasıyla kullanılır (kredi iade edilir, hak düşer), hak bitince kalanların seansı yanar; Süresinde yapılan iptallerde kuralında süresi geçmiş tekrarların seansı yanar. Krediyi iade et tüm tekrarların kredisini iade eder (hakkın kullanıldığı tekrarlarda hak kaldıkça hak düşer); Seans yansın hepsinin seansını yakar. Onay penceresi her seçeneğin sonucunu sayılarla gösterir: kaç seans ücretsiz iade edilecek, kaçı iptal hakkıyla iade edilecek, kaçı yanacak.

Aynı kural adisyon ekranındaki toplu İptal/Gelmedi ile ziyaret grubunun toplu iptalinde de uygulanır: her randevu kendi iptal süresine ve paketinin kuralına göre değerlendirilir ve iptal hakkı randevu saatine göre sırayla kullanılır. Seri ve toplu iptallerde de İptali kim istedi? sorulur; İşletme seçilirse tüm krediler hak düşmeden iade edilir.

Durumu geri alma (Sıfırla)

Yanlışlıkla verilen Tamamlandı, Gelmedi ya da İptal durumunu durum düğmesindeki Sıfırla ile geri alırsınız: randevu Bekliyor durumuna döner, bağlı olduğu adisyon da Bekliyor olur. Geldi durumundaki randevuda Sıfırla bulunmaz. Bekliyor durumundaki randevunun menüsünde de Sıfırla görünür; randevu zaten Bekliyor olduğu için seçtiğinizde durum değişmez ve bir uyarı çıkar. Sıfırla yalnız web panelinde vardır.

Pakete bağlı randevuyu geri aldığınızda seans kredisi yeniden bu randevuya ayrılır (rezerve edilir): düşülmüş ya da iade edilmiş kredi tekrar bu randevuya bağlanır. İptal bir iptal hakkı düşürdüyse o hak da pakete geri verilir. Kredi bu arada başka bir randevu için kullanıldıysa geri alma yapılamaz.

Randevuyu silme

Silmek için detay penceresinin sağ üstündeki Hizmeti Sil düğmesini kullanın. Düğmenin yaptığı iş randevuya göre değişir:

• Adisyonu olmayan randevu (Randevu Planlama ile açılanlar ve "Sadece Paketli Üyeler Randevu Alabilir" ayarı açıkken online alınanlar): Randevuyu Sil penceresiyle tamamen silinir; takvimde hiç oluşturulmamış gibi kaybolur. Seans kredisi koşulsuz iade edilir — rezerve edilmiş kredi de geri döner, iptal süresi burada uygulanmaz; daha önce taşıma ya da iptalde kullanılmış bir iptal hakkı ise silmeyle geri gelmez. Tekrarlayan seride önce kapsam sorulur. Bu silme için Randevu silebilir yetkisi gerekir.

• Adisyonu olan, pakete bağlı ya da tekrarlayan randevu: silinmez, iptal akışı çalışır (tekrarlayanda kapsam sorusu, pakete bağlıda İptali kim istedi? ve kredi seçimi) ve kayıt İptal olarak kalır.

• Adisyonu olan diğer randevular: hizmet adisyondan ve takvimden kaldırılır; adisyonda başka kalem ya da ödeme kalmazsa adisyon da kaldırılır.

Adisyonu olan randevularda bu düğme için Randevu düzenleyebilir yetkisi gerekir. Adisyonu ve içindeki her şeyi kaldırmak istiyorsanız adisyon detayındaki silme işlemini kullanın.

Silinen randevu henüz gerçekleşmemişse (Belirsiz ya da Bekliyor), sistem müşteriye "randevunuz iptal edildi" mesajı gönderilip gönderilmeyeceğini sorar ve hiçbir seçenek önceden seçili gelmez: Sil ve bildir · Bildirmeden sil · Vazgeç. Sil ve bildir'de müşteriye randevusunun iptal edildiğini bildiren SMS gider; işletmenizin "Randevu İptal Edildiğinde" otomasyonu müşteriye hemen SMS ya da WhatsApp gönderiyorsa bu SMS yerine otomasyonun mesajı gider. Bildirmeden silerseniz otomasyonlar da çalışmaz. Geldi, Tamamlandı, Gelmedi ya da İptal durumundaki randevu silinirken müşteriye mesaj gitmez.