Yeni randevu oluşturma (4 adımlı sihirbaz)

Yeni randevuyu iki yerden başlatırsınız: üst çubuktaki Oluştur düğmesinden Randevu Oluştur'u seçerek ya da Takvim'de boş bir saate tıklayarak. Açılan Yeni Randevu penceresi dört adımlıdır. Takvimden başlattığınızda tarih ve saat hazır gelir; personel görünümlerinde tıkladığınız sütunun personeli de seçili olur. Aylık görünümde bir güne tıkladığınızda ise tarih adımında bir önceki gün ve 00.00 seçili gelir; orada doğru günü ve saati seçin.

Randevu oluşturmak için rolünüzde Randevu oluşturabilir yetkisi olmalıdır. İlk üç adımda pencerenin üstündeki adım şeridinde seçtiğiniz müşteri, personel-hizmet ve tarih görünür; önceki bir adıma dönmek için şeritte onay işaretli adıma tıklayın. Son adımda müşteri ve tarih kartlarındaki Değiştir düğmeleri sizi ilgili adıma götürür.

Adım adım

1. 1

   Müşteri

   Müşteriyi adı ya da telefon numarasıyla arayıp seçin; kayıtlı değilse Yeni Müşteri Ekle ile aynı ekrandan kaydedin, yeni müşteri kendiliğinden seçilir. Müşteriyi seçince Müşteri özetini göster ile son ziyaretlerini, borcunu, aktif paketlerini, son dönemdeki iptal ve gelmedi sayısını (abonelik modülü açıksa üyeliğini de) ve not görme yetkiniz varsa en yeni üç notunu görebilirsiniz. İleri ile devam edin.

2. 2

   Personel ve Hizmet

   Personel seçin listesinden personeli, Hizmet seçin listesinden o personelin verdiği hizmetleri seçin; aynı personel için birden fazla hizmet işaretleyebilirsiniz. Hizmet listesinde arama yapabilir, müşteri tipine göre süzebilirsiniz. Başka bir personelin hizmetini eklemek için Personel Ekle'ye basın. Her satırda personel ve en az bir hizmet seçince Tarih seçimine geç ile ilerleyin.

   Listede yalnız en az bir hizmete atanmış personel görünür; bir personelin hangi hizmetleri verdiğini İşletmem → Ayarlar → Hizmetler'deki hizmet tanımında belirlersiniz.

3. 3

   Tarih ve Saat

   Soldaki takvimden günü seçin; sağda Uygun saatler Sabah, Öğleden Sonra ve Akşam başlıkları altında listelenir. Saati seçince Devam et'e basın. Listede olmayan bir saat için Özel tarih/saat belirle'yi açıp tarihi ve saati elle girin.

   Uygun saatler ilk satırdaki personel ve hizmete göre hesaplanır: personelin (ya da işletmenin) çalışma saatleri ve molaları dışındaki, hizmet süresinin sığdığı saatler listelenir; personelin mevcut randevuları, eğitmeni olduğu sınıf dersleri, grup etkinlikleri ve onaylanmış ya da onay bekleyen izinleri dolu sayılır. Saatler İşletmem → Ayarlar → Randevu Ayarları'ndaki Randevu Kabul Periyodu aralığıyla dizilir, bugün için geçmiş saatler çıkmaz. Personelin Randevu Ayarları penceresinde (İşletmem → Personeller) Şirket Ayarlarını Kullan kapalıysa saatler personelin Slot Aralığı'yla dizilir ve bugün için Minimum Bildirim süresinden yakın saatler de listelenmez. İşletmenin tatil günleri bu listede kapatılmaz. "Bu tarih için uygun saat bulunamadı" uyarısı personelin o gün çalışmadığını ya da bütün saatlerin dolu olduğunu gösterir.

4. 4

   Randevu detayları ve kayıt

   Son adımda her hizmetin personelini, kaynağını, süresini, fiyatını, indirimini ve KDV'sini düzenler; online görüşme, tekrar, SMS bildirimleri ve müşteri notunu belirleyip Kaydet'e basarsınız. Bu alanlar aşağıda tek tek anlatılır.

Hizmet satırları, fiyat ve KDV

• Uygulayan: hizmeti verecek personel.

• Hizmet: personelin verdiği hizmetler, adının yanında köşeli parantez içinde müşteri tipiyle listelenir; aynı hizmetin birden fazla müşteri tipi için tanımı varsa doğru tipi seçin.

• Kaynak: isteğe bağlı oda, salon ya da cihaz; yalnız aktif kaynaklar listelenir.

• Süre (dk): hizmet tanımındaki süreyle gelir, değiştirebilirsiniz.

• Fiyat (₺): hizmetin fiyatıyla gelir; personele özel fiyat tanımlıysa o kullanılır, fiyat aralığı tanımlıysa üst sınır yazılır. Etiketin yanında tanımlı fiyat görünür; tutarı değiştirebilirsiniz.

• İndirim (%): yüzde olarak indirim.

• KDV Ayarları: KDV oranı işletmenin varsayılan oranıyla, Dahil/Hariç seçimi İşletmem → Ayarlar → Vergiler'deki "Fiyatlar KDV dahil" ayarıyla (varsayılan Dahil) gelir. Oran seçilmeden anahtar kullanılamaz ("Önce KDV oranı seçin"). Hariç seçerseniz KDV fiyatın üzerine eklenir. Bir satırda oranı ya da Dahil/Hariç seçimini değiştirirseniz bu pencerede sonradan eklediğiniz satırlar da aynı seçimle gelir; işletmenin ayarı değişmez.

Hizmet Ekle ile yeni satır eklersiniz; ilk satır dışındaki satırları çöp kutusuyla kaldırırsınız. Satırların sırasını soldaki "Hizmet #" şeridinden sürükleyerek değiştirebilirsiniz; her satırın üstünde başlangıç–bitiş saati görünür. Pencerenin altındaki Randevu Özeti toplam süreyi, ara toplamı, indirimi, KDV'yi ve genel toplamı gösterir.

Hizmet zamanlaması

Birden fazla hizmet eklediğinizde Hizmet Zamanlaması anahtarı çıkar. Kapalıyken (varsayılan) hizmetler sıralıdır: her biri bir öncekinin ardından başlar. Açtığınızda hizmetler paraleldir: hepsi aynı anda başlar.

Paralel seçtiğinizde de satırların üstündeki başlangıç–bitiş saatleri ve Randevu Özeti'ndeki toplam süre hizmetler arka arkaya yapılacakmış gibi hesaplanır; Kaydet'teki çakışma kontrolü de hizmetleri sıralı sayar. Kayıtta bütün hizmetler seçtiğiniz başlangıç saatinde başlar; personellerin o saatte boş olduğunu takvimden kontrol edin.

Online görüşme

Online Randevular anahtarını açtığınızda Görüşme Platformu olarak Google Meet ya da Zoom'u seçersiniz; yalnız Pi Store'da bağladığınız entegrasyonlar listelenir. Bağlı entegrasyon yoksa pencere sizi uyarır ve randevu görüşme bağlantısı olmadan oluşturulur. Bağlantı kayıt sırasında üretilir; SMS ile bilgilendir açıksa SMS'e eklenir ve randevu detayında "Meet'e Katıl" / "Zoom'a Katıl" düğmesi görünür.

Tekrarlayan randevu

Tekrarlayan Randevu anahtarını açıp Tekrarlama Türü'nü seçin. Hazır seçenekler (Her gün, Her hafta [gün] günü, Her ayın [sıra] [gün] günü, Her yıl [tarih] günü, Hafta içi her gün) seriyi ilk randevudan itibaren bir yıl boyunca üretir. Daha kısa bir seri için Özel'i seçip Bitiş bölümünde bir tarih ya da Yenileme sayısı girin. Seri en fazla bir yıl sürebilir ve serinin her günü için ayrı adisyon açılır. Ayrıntılar Tekrarlayan randevu oluşturma ve yönetme makalesindedir.

Bildirim ve hatırlatma

Bildirim ve Hatırlatma Ayarları bölümünde iki anahtar vardır. İkisi de pencere her açıldığında kapalı gelir ve her kayıttan sonra yeniden kapanır; istediğiniz her randevu için ayrıca açmanız gerekir:

• SMS ile bilgilendir: kayıt anında müşteriye randevunun oluşturulduğunu, tarihini ve randevu detay bağlantısını (online randevuda görüşme bağlantısını da) içeren tek bir SMS gider; birden fazla hizmetli randevuda ve tekrarlayan seride de tek SMS gider, tarih olarak ilk randevu yazar. "Randevu Oluşturulduğunda" tetikleyicili otomasyonunuz müşteriye hemen SMS ya da WhatsApp gönderiyorsa bu SMS ayrıca gitmez. Online randevuda otomasyon mesajınız “Online görüşme linki” değişkenini kullanmıyorsa görüşme bağlantısı kaybolmasın diye bu SMS yine gider.

• SMS ile hatırlat: randevudan 1 saat önce müşteriye “Hatırlatma: [tarih ve saat] tarihli [işletme adı] randevunuzu hatırlatırız.” SMS'i gider. Randevuya 3 saatten az varken oluşturulan randevuya hatırlatma kurulmaz; randevu iptal edilir, tamamlanır ya da gelmedi işaretlenirse hatırlatma gitmez.

Bu ekranda WhatsApp seçeneği yoktur; WhatsApp ile bilgi ya da hatırlatma göndermek için otomasyon kullanın. Anahtarlar kapalıyken de işletmenizin "Randevu Oluşturulduğunda" otomasyonları çalışır.

Müşteri notu

Son adımdaki Müşteri notu alanına yazdığınız metin randevuya değil, müşterinin notlarına “Genel” konusuyla ve bu randevuya bağlı olarak kaydedilir; notu müşteri kartının Notlar sekmesinde, adisyonda ve takvimdeki randevu penceresinde görürsünüz. Müşteri bu notu hiçbir yerde görmez. Alan yalnız "Müşteriye not ekleyebilir" yetkisi olan personele görünür. Konu seçmek ya da biçimli yazmak için notu sonradan müşteri kartından ya da randevu penceresinden ekleyin (Müşteri notları makalesine bakın).

Kaydetme ve sonrası

Kaydet'e bastığınızda sistem seçilen personel ve kaynağın o saatte boş olup olmadığına bakar: başka bir randevu, ders, grup etkinliği, izin ya da saat kapama (onay bekleyen izin dahil) ve kaynağa bağlı bir tesis kiralaması dolu sayılır. Çakışma varsa Randevu Çakışması uyarısı çıkar: Evet, oluştur ile yine de kaydeder, Hayır, düzenle ile pencereye dönersiniz. Kayıttan sonra açılan Randevunuz Oluşturuldu! penceresinde Evet, Detaylara Git randevunun adisyonunu açar, Hayır pencereyi kapatır. Randevu takvimde ve Randevular listesinde hemen görünür.

Panelden oluşturduğunuz randevu onaylı olarak kaydedilir ve Belirsiz durumuyla başlar. Kaydet düğmesi; müşteri, tarih, saat ve en az bir eksiksiz hizmet satırı seçilene kadar pasiftir.