Randevu (Ders) Planlama: paket kredisiyle toplu ders planlama

Randevu (Ders) Planlama, bir ya da birden çok katılımcı için tek dersi ya da haftalık tekrarlayan ders/seans programını tek akışta oluşturan bir sihirbazdır. Her ders, katılımcının seçtiğiniz paketinden 1 seans kredisi kullanır; bir paketin kredisi bitince sıradaki seçili pakete geçilir. Kurs, grup dersi, pilates ve kişisel antrenman (PT) gibi paket kredisiyle çalışan işletmeler için tasarlanmıştır.

Önce modülü açın

Randevu (Ders) Planlama bir Pi Store modülüdür. Pilates Stüdyosu, Yoga Stüdyosu, Kişisel Eğitmen (PT), Dövüş ve Savunma Sanatları Okulu, Dans Okulu, Sanat ve Hobi Atölyesi, Müzik ve Kayıt Stüdyosu, Sürücü Kursu ve Eğitim Kurumu kategorisinde açılan işletmelerde kurulum sırasında kendiliğinden açılır; diğer işletmelerde kapalı başlar. Açmak için:

1. 1

   Pi Store'u açın

   Sol menüden İşletmem → Pi Store sayfasına gidin.

2. 2

   Modül kartını açın

   “Özel Modüller” bölümündeki Randevu (Ders) Planlama kartına tıklayın.

3. 3

   Aktifleştirin

   Açılan pencerede Aktifleştir düğmesine basın. Sayfa yenilenir ve üst çubuktaki Hızlı İşlemler menüsünde “Randevu (Ders) Planlama” satırı görünür.

Modülü açıp kapatmak için rolünüzde “Entegrasyonları yapabilir” yetkisi gerekir. İhtiyacınız kalmazsa aynı pencerede Devre Dışı Bırak → Evet, devre dışı bırak deyin: Hızlı İşlemler menüsündeki satır kalkar, daha önce oluşturulan dersler silinmez.

Sihirbazı açma

Üst çubuktaki Hızlı İşlemler düğmesine tıklayın ve Randevu (Ders) Planlama satırını seçin; “Randevu Planlama” penceresi açılır. Sol menüde ayrı bir sayfası yoktur. Satırı görmek için modülün açık olması ve rolünüzde “Randevu oluşturabilir” yetkisi bulunması gerekir. Takvim'de boş bir saate tıklayıp açılan menüden Randevu (Ders) Planlama'yı da seçebilirsiniz: tek ders o tarih ve saatle, tekrarlayan program o günden başlayıp o günün saatiyle, personel görünümünde tıkladığınız personel de seçili gelir.

Sihirbaz adımları

Pencerenin üstündeki adım çubuğu nerede olduğunuzu gösterir. Bir adımı tamamlamadan İleri düğmesi açılmaz; Geri ile ya da adım çubuğunda tamamladığınız bir adıma tıklayarak dönebilirsiniz.

1. 1

   Katılımcılar

   Önce planın türünü seçin. Bireysel tek katılımcılı derstir; başka bir müşteri seçerseniz öncekinin yerine geçer. Düet / Çoklu ile iki ya da daha fazla müşteri ekleyebilirsiniz; her katılımcı için aynı saatte ayrı bir randevu oluşturulur ve katılımcıların dersleri birbiriyle çakışma sayılmaz.

   Müşteriyi adının ya da telefonunun bir kısmını yazarak arayıp seçin. Her katılımcının kartında isteğe bağlı bir Kaynak alanı vardır (oda, reformer, alet gibi): kaynak kişi bazında seçilir ve aynı kaynak birden fazla katılımcıya verilebilir. Listede olmayan bir kaynağı adını yazıp “… kaynağını oluştur” seçeneğiyle hemen ekleyebilirsiniz; bunun için “Kaynakları güncelleyebilir” yetkisi gerekir. Çöp kutusu simgesi katılımcıyı listeden çıkarır.

2. 2

   Personel

   Dersi verecek personeli seçin.

3. 3

   Hizmet

   Seçtiğiniz personelin verebildiği hizmetler listelenir; adına göre arayabilir, hedef kitle etiketleriyle (Tümü, Kadın, Erkek gibi) süzebilirsiniz. Hizmeti seçince Ders süresi hizmetin tanımlı süresiyle gelir; −/+ düğmeleriyle 5'er dakika değiştirebilirsiniz. Kredi yalnız bu hizmetle uyumlu paketlerden kullanılır.

   Liste boşsa bu personele henüz hizmet atanmamıştır; İşletmem → Personeller → personel detayı → Personel Ayarları → Hizmet Tanımları'ndan hizmet atayın.

4. 4

   Program

   Tek Ders tek seferlik derstir: tarih ve saati seçin. Pencere açıldığında, işletmenizin randevu aralığına göre şu andan sonraki ilk saat gelir.

   Düzenli Tekrarlayan haftalık programdır: başlangıç tarihini seçin, “Haftanın günleri”nden ders günlerini işaretleyin ve “Gün saatleri”nde her güne saat verin (yeni işaretlenen gün 10:00 ile gelir). Dersler başlangıç tarihinden itibaren bu günlere sırayla yerleştirilir. Geçmiş bir tarih seçilemez.

5. 5

   Tekrar & Paket

   Her katılımcının kartında, seçtiğiniz hizmetle uyumlu paketler ve her pakette kalan seans sayısı listelenir; en yeni uyumlu paket seçili gelir. Birden çok paket işaretlerseniz krediler işaretleme sırasıyla kullanılır: ilk paket bitince sıradakine geçilir.

   Düzenli Tekrarlayan planda ders sayısı, seçili paketlerdeki kullanılabilir seansların tamamıyla gelir; −/+ ile değiştirebilirsiniz ama kullanılabilir seansı aşamazsınız. Tek Ders'te sayı 1'dir. Uyumlu paketi olmayan katılımcıda “Bu müşterinin … hizmetiyle uyumlu paketi yok” uyarısı çıkar; paket satmadan ya da katılımcıyı çıkarmadan ilerleyemezsiniz.

6. 6

   Onay

   Personel, hizmet, süre, program ve düzen özetini, oluşturulacak toplam randevu sayısını ve her katılımcının ders tarihlerini (her dersin hangi paketten düşeceğiyle birlikte) kontrol edin. İsterseniz SMS seçeneklerini açın ve Randevuları Oluştur düğmesine basın. İşlem bitince oluşturulan randevu sayısını gösteren bir mesaj çıkar ve pencere kapanır.

SMS bildirimleri

Onay adımındaki iki seçenek de varsayılan olarak kapalıdır:

• SMS ile bilgilendir: her katılımcıya, ilk dersinin tarih ve saatini, birden çok ders planlandıysa toplam ders sayısını ve randevu detay bağlantısını içeren tek bir SMS gönderir.

• SMS ile hatırlat: plandaki her ders için başlangıçtan 1 saat önce ayrı bir hatırlatma SMS'i kurar. Oluşturduğunuz anda başlamasına 3 saatten az kalan derse hatırlatma kurulmaz.

“Randevu Oluşturulduğunda” tetikleyicili bir otomasyonunuz varsa bu seçeneklerden bağımsız olarak katılımcı başına bir kez çalışır; mesajdaki tarih ve saat ilk dersin bilgisidir. Bu otomasyon müşteriye hemen SMS ya da WhatsApp gönderiyorsa “SMS ile bilgilendir” mesajı ayrıca gitmez, böylece müşteri iki mesaj almaz; hatırlatma SMS'leri bundan etkilenmez.

Çakışma uyarısı

Randevuları Oluştur düğmesine bastığınızda her ders, personelin aynı saatteki diğer randevuları, grup etkinlikleri, sınıf oturumları, kapatılmış saatleri ve izinleriyle (onay bekleyen izinler dahil); katılımcıya kaynak seçtiyseniz o kaynağın diğer kayıtları ve kaynağa bağlı tesis kiralamalarıyla karşılaştırılır. Çakışma varsa hiçbir ders oluşturulmaz: Onay adımında “… seansta çakışma var” uyarısı çıkar ve düğme Çakışmalara rağmen oluştur olur. Saatleri değiştirmek için geri dönün ya da bilerek devam etmek için bu düğmeye basın.

Paket bitişini aşan dersler

Planlanan derslerden biri bile katılımcının paket bitiş tarihinden sonraya düşüyorsa, oluşturmadan önce “Paket süresi yetmiyor” penceresi açılır. Pencere hangi paketin ne zaman bittiğini, son dersin tarihini ve bitişten sonra kaç ders kaldığını gösterir. “Paketi uzat ve devam et” derseniz paketin bitiş tarihi son derse uzatılır ve dersler oluşturulur; “Vazgeç” derseniz hiçbir şey oluşturulmaz, planı kısaltabilirsiniz.

Planlama sonrası

Oluşan dersler takvimde ve Randevular listesinde normal randevular gibi görünür; durumlarını değiştirebilir, taşıyabilir ya da iptal edebilirsiniz. Düzenli Tekrarlayan planda her katılımcının dersleri birbirine bağlı bir seri oluşturur.

Plan dersleri adisyonsuzdur: ücret paket satılırken alındığı için derslere adisyon açılmaz ve takvimdeki randevu penceresinde “Adisyon'a Git” düğmesi görünmez. Ders günü ürün ya da ek hizmet satacaksanız Hızlı İşlemler menüsündeki Ürün Satışı ile ya da Adisyonlar sayfasındaki Yeni Adisyon düğmesiyle ayrı bir satış kaydı açın.

Seans kredisi ders oluşturulurken pakette rezerve edilir (randevu penceresinde “Paketten rezerve” yazar); müşteri Geldi ya da ders Tamamlandı olarak işaretlenince paketten düşülür (“Paketten düşüldü”). Dersi iptal ederken ya da Gelmedi işaretlerken kredinin iade edilip edilmeyeceği işletmenizin iptal süresine göre önerilir ve onay penceresinde sizin seçiminize sunulur; ayrıntılar Randevu onaylama, durum değiştirme ve iptal makalesindedir. Kalan ve rezerve seansları müşterinin paket detayında izleyebilirsiniz.

Yanlış oluşturulan bir dersi takvimde açıp penceredeki çöp kutusu simgeli Hizmeti Sil düğmesiyle tamamen silebilirsiniz: plan dersinin adisyonu olmadığı için bu düğme dersi iptal etmez, kaydı siler ve seans kredisi koşulsuz iade edilir (bunun için “Randevu silebilir” yetkisi gerekir). Düzenli Tekrarlayan planda çıkan soruda “Bu ve sonraki tüm tekrarlar”ı seçerseniz o katılımcının seçtiğiniz dersi ve sonraki tüm dersleri birlikte silinir; bunu her katılımcı için ayrı yapın. Ders henüz Geldi, Tamamlandı, Gelmedi ya da İptal olarak işaretlenmediyse (ya da sonraki tekrarları da siliyorsanız) müşteriye “randevunuz iptal edildi” mesajı gönderilip gönderilmeyeceği sorulur: yanlış kaydı düzeltirken Bildirmeden sil seçeneğini seçin.