Personel Randevu Sayacı: hakediş için seans, ders ve etkinlik sayımı

Personel Randevu Sayacı, seçtiğiniz dönemde her personelin kaç bireysel randevu, grup dersi ve grup etkinliği yaptığını sizin belirlediğiniz kurallarla sayar. Ay sonunda personel hakedişini hesaplarken kullanılır. Personel Raporu ciroyu ve primi gösterir; sayaç ise tutar değil adet verir ve paketten düşülen seansları da sayar.

Sayacı açma

1. Sol menüden Raporlar → Personel Randevu Sayacı'na girin.

2. Dönemi seçin: Bu hafta, Geçen hafta, Bu ay, Geçen ay ya da Özel aralık. Ayın ilk on gününde açtığınızda Geçen ay seçili gelir.

3. Sayım ayarlarını bir kez kurup Ayarları kaydet'e basın. Sonraki aylarda aynı ayarlar kendiliğinden gelir.

Bireysel randevular

• Paketli randevular — Paketten düşenler: paket kredisi gerçekten düşmüş randevular sayılır. Tamamlanan, gelmeyen ve geç iptal edilip kredisi yanan randevular dahildir; işletmenin iptal ettiği ve kredisi iade edilen randevular sayılmaz. İsterseniz Duruma göre seçip yalnız seçtiğiniz durumları (ör. yalnız Tamamlandı) saydırabilirsiniz.

• Adisyonlu (paketsiz) randevular: paketten düşülmeyen, adisyonla ücretlendirilen randevular; hangi durumların sayılacağını seçersiniz (varsayılan Tamamlandı ve Geldi).

• Paketsiz ve adisyonsuz randevular: örneğin paket seçilmeden planlanan dersler; yine durumlarını seçersiniz.

• Aynı saatte başlayanları 1 seans say: aynı personelin aynı saatte başlayan sayılan randevuları tek seans sayılır. Örnek: 10:00'da birlikte derse giren iki müşteriden biri geldi, biri gelmedi ama ikisinin de kredisi düştü — normalde 2, bu seçenek açıkken 1 sayılır.

Randevu, hizmeti veren personele sayılır. Online gelip henüz onaylanmamış randevular sayılmaz.

Grup dersleri

• Sınıflar: saymak istediğiniz sınıfları seçin; boş bırakırsanız tüm sınıflar sayılır.

• Sayılan ders: İptal edilmemiş, saati geçmiş (önerilen) ya da Yalnız “Tamamlandı” işaretli. İlk seçenek, otomatik tamamlaması kapalı sınıflarda işaretlenmeyi unutulmuş ama yapılmış dersleri de sayar.

• Kırılım: Kontenjana göre seçilirse her kontenjan ayrı sütunda sayılır (ör. 5 tane 2 kişilik, 4 tane 3 kişilik ders). Kontenjan o günkü dersin kontenjanıdır; sınıfı sonradan değiştirmek geçmişi bozmaz. Gelen kişi sayısına göre ayırabilir ya da Kırılım yok seçeneğiyle tek sütunda sayabilirsiniz.

• Sayım birimi: Ders başına ya da Katılımcı başına (gelenler ya da kredisi düşenler).

• Kimse gelmediyse dersi sayma: açıksa hiç kimsenin katılmadığı ders sayılmaz.

Ders, o dersi veren eğitmene sayılır; yerine giren eğitmen varsa ona yazılır.

Grup etkinlikleri

Etkinlikler adına göre seçilir (tekrarlanan etkinliğin bütün tarihleri aynı adı taşır); boş bırakırsanız tüm etkinlikler sayılır. Etkinliğin adını sonradan değiştirdiyseniz geçmiş tarihler eski adla listelenir, ikisini birden seçin. Sayılan etkinlik, kırılım ve kimse gelmediyse sayma seçenekleri derslerdeki gibidir. Katılımcı başına sayımda gelenleri, kayıtlıları ya da ödemesi yapılanları seçebilirsiniz; etkinliklerin paketle bağı olmadığı için paketten düşme bilgisi yoktur.

Sonuç tablosu ve personel dökümü

Her satır bir personeldir: bireysel randevu sayısının altında kaç randevu yazıldığı ve kaçının paketten düştüğü yazar; dersler ve etkinlikler seçtiğiniz kırılımla sütunlara ayrılır, en altta toplam satırı bulunur. İşletmeden ayrılmış personel geçmiş dönemde “Ayrıldı” rozetiyle görünür.

Bir satıra tıklayınca aynı dönem ve aynı ayarlarla o personelin dökümü açılır: üstte sayılan, yazılan, paketten düşen ve onay bekleyen gibi özet sayılar; altında bireysel randevular, grup dersleri ve grup etkinlikleri tarih sırasıyla listelenir. Her satırda “Sayıldı” ya da sayılmama nedeni yazar (ör. Kredi iade edildi, Onay bekliyor, Henüz yapılmadı). Tümü / Sayılanlar / Sayılmayanlar süzgeci vardır; ders ve etkinlik satırına tıklayınca katılımcılar görünür.

Ödemeden önce kontrol edin

Sonuçların üstündeki “Ödemeden önce kontrol edin” kutusu sayımı etkileyen eksik kayıtları gösterir: durumu girilmemiş geçmiş randevular ve onay bekleyen online randevular (ikisi de sayılmaz), yoklaması tamamlanmamış geçmiş dersler, katılımı işaretlenmemiş geçmiş etkinlikler ve Yalnız “Tamamlandı” işaretli kuralında işaretlenmediği için sayılmayan ders ve etkinlikler. Kayıtları düzeltip sayacı yeniden açın; sayılar kendiliğinden güncellenir.

Ayarları kaydetme ve Excel

• Sayacı görmek için “Raporları görebilir” yetkisi yeterlidir. Ayarlar işletmede kalıcıdır ve sayacı açan herkes için geçerlidir; kaydetmek için “Bordro/prim hesaplayabilir” yetkisi gerekir. Bu yetki yoksa yaptığınız değişiklik yalnız o ekranda geçerli olur. İşletme sahibi bütün yetkilere sahiptir.

• Kaydetmeden değiştirdiğiniz ayarlar sayıma hemen yansır; “Kaydedilen ayarlara dön” ile geri alabilir, “Varsayılan ayarlar” ile baştan başlayabilirsiniz.

• “Excel'e aktar” özet, bireysel randevular, grup dersleri, grup etkinlikleri ve kullanılan ayarları ayrı sayfalara yazar. Personel dökümünden alınan Excel yalnız o personeli içerir. Dışa aktarma için “Raporları dışarı aktarabilir” yetkisi gerekir.