Rezervasyon oluşturma ve yönetme

Tesis Kiralama → Rezervasyonlar ekranı günlük operasyonun merkezidir. Üç sekme vardır: Yaklaşan (varsayılan; başlangıcı henüz gelmemiş onay bekleyen ve onaylı kayıtlar), Onay bekleyen (sayaçlı) ve Geçmiş (başlangıcı geçmiş kayıtlar). Tesis süzgeci ve Kod, ad ya da telefon arama kutusuyla listeyi daraltırsınız; kodla ararken kodun tamamını yazın.

Yeni rezervasyon

Rezervasyonlar sayfasındaki ya da Tesis Takvimi'ndeki Yeni rezervasyon düğmesi sağdan bir panel açar; Tesis Takvimi'nde boş bir hücreye tıklarsanız panel o tesis ve saatle açılır. Rezervasyon açmak için Tesis rezervasyonu oluşturabilir yetkisi gerekir.

1. 1

   Tesis, tarih ve süre

   Tesis listesinde yalnız aktif tesisler vardır. Tarih bugünle gelir; Süre tesisin ilk süresiyle (serbest sürede en az süreyle) hazır gelir.

2. 2

   Saat

   Uygun saatler çip olarak listelenir; dolu, kapalı zamana ya da rezervasyonlar arası boşluğa denk gelen saatler soluk ve seçilemez. Tesis o gün kapalıysa “Tesis bu gün kapalı.”, tatil günündeyse “Bu gün tatil olarak işaretli.”, hiç uygun saat yoksa “Bu gün için uygun saat yok.” yazar.

3. 3

   Müşteri

   Ad ya da telefonla arayın (en az 2 karakter) ve listeden seçin. Müşteri kayıtlı değilse önce Müşteriler sayfasından ya da üst çubuktaki Oluştur → Müşteri Oluştur ile ekleyin.

4. 4

   Ek hizmetler ve tutar

   Saat seçince tesisin ek hizmetleri (varsa) ve fiyat özeti çıkar: Toplam; ek hizmet seçiliyse Kiralama ve Ek hizmetler ayrı satırda görünür. Zorunlu ek hizmetler işaretli ve kilitli gelir.

5. 5

   İsteğe bağlı alanlar

   Kişi (kişi başı ek hizmetleri çarpar; tesis kapasitesini aşarsa uyarı verir ama engellemez), Not ve Sorumlu personel (bkz. Ek hizmetler, tekrarlı seri ve personel ataması).

6. 6

   Kaydet

   Kaydet onaylı rezervasyon açar ve “Rezervasyon oluşturuldu.” bildirimi çıkar.

Kapora almak

Saat seçtikten sonra Toplam'ın altında Kapora al düğmesi çıkar (işletmenizde en az bir ödeme yöntemi tanımlıysa). Basınca Kapora tutarı ve ödeme yöntemi alanları açılır; tutar girip yöntemi seçmeden kayıt yapılamaz; yöntem önceden seçili gelmez. Kapora rezervasyonla birlikte tahsilat olarak kaydedilir ve rezervasyon Kısmi ödendi olur (tutarın tamamını alırsanız Ödendi).

Opsiyon olarak kaydet

Opsiyon olarak kaydet (onay bekler) düğmesi, kesinleşmemiş bir kiralamayı (ör. düğün salonu ön görüşmesi) onay bekleyen olarak açmak için konmuştur. Bu düğmeyle açılan kayıt şu an doğrudan Onaylandı durumunda oluşur; kaydettikten sonra durumunu kontrol edin, görüşme kesinleşmezse kaydı İptal et ile kapatın.

Kayıtta çıkabilecek uyarılar

• “Başlangıç saati geçmişte — rezervasyon yine de oluşturuldu.” — bugün başlamış ama bitmemiş bir saati seçtiniz; kayıt açılır. Bitmiş saatler hiç listelenmez.

• “Kişi sayısı tesis kapasitesini aşıyor.” — kayıt açılır, uyarı bilgi amaçlıdır.

• “Bu saatte birden fazla fiyat kuralı eşleşiyor.” — fiyat kurallardan biriyle hesaplandı (bkz. Tesis fiyatlandırma).

• “Bağlı salon bu saatte dolu” — tesisin bağlı kaynağında o saatte ders, randevu ya da etkinlik var. Yine de kaydet derseniz kayıt açılır.

• “Seçilen saat aralığı dolu. Lütfen başka bir saat seçin.” — saati az önce başka biri aldı.

• “Seçilen saat kapalı zamana denk geliyor.” — o aralıkta Kapat / Blok ile kapalı zaman var.

• “Seçilen personelin bu saatte başka bir kiralaması var.” — sorumlu personel aynı saatte başka bir kiralamada.

Müşteriye haber gider mi?

Personelin açtığı rezervasyonda müşteriye sabit bilgi SMS'i gitmez. Haber vermek için Otomasyonlar'da Tesis rezervasyonu oluşturulduğunda tetikleyicisiyle bir mesaj kurun (bkz. Tesis kiralaması için otomatik mesajlar).

Rezervasyon penceresi

Listede bir satıra ya da Tesis Takvimi'nde bir karta tıklamak rezervasyon penceresini açar. Üstte müşteri, tesis ve saat; durum, ödeme durumu (Ödenmedi, Kısmi ödendi, Ödendi), varsa Geldi rozeti ve rezervasyon Kodu yazar. Kapora beklentisi tanımlıysa ve hiç ödeme alınmadıysa Kapora bekleniyor: … rozeti görünür. Altında Tarih ve saat, Toplam ve Kalan; varsa ek hizmet dökümü, depozito ve Tekrarlı serinin parçası kutusu; en altta Ödemeler listesi yer alır.

Düğmeler kaydın durumuna ve yetkinize göre görünür:

• Onayla — onay bekleyen kayıtta.

• Geldi işaretle / Geldi işaretini kaldır — müşterinin geldiğini not eder; durum değişmez.

• Giriş / Çıkış — kiralamanın fiilen başlayıp bittiğini kaydeder (bkz. Girişte ve çıkışta ne yapılır).

• Taşı — tarihi ve saati değiştirir.

• Tahsilat ekle — kalan tutar varsa ve kayıt iptal edilmemişse (bkz. Tesis kiralamada tahsilat ve alacak).

• Tamamlandı / Gelmedi — yalnız onaylı kayıtta.

• İptal et — kapanmamış her kayıtta.

Tamamlandı, gelmedi ve iptal kayıtları geri açılamaz; tamamlanan ya da gelmedi kayıtta kalan tutar varsa yalnız Tahsilat ekle görünür.

Onaylama

Onay bekleyen kayıtta Onayla'nın üstündeki Müşteriye SMS gönder kutusu işaretli gelir; kaldırırsanız müşteriye mesaj gitmez ve işletmenizin bu olaya bağlı otomasyonları da çalışmaz. Kutu işaretliyken müşteriye bilgi SMS'i gider (müşteriye hemen SMS ya da WhatsApp gönderen bir Tesis rezervasyonu onaylandığında otomasyonunuz varsa mesajı o gönderir) ve müşteri Piyzi uygulamasını kullanıyorsa Bildirimler ekranına kayıt düşer. Onay, taşıma ve iptal ekranlarındaki kutular birbirinden bağımsızdır.

Taşıma

Taşı yeni tarihi ve o günün uygun saatlerini gösterir; saati seçip Taşı'ya basın. Süre değişmez. Taşıma sırasında fiyat YENİDEN hesaplanır: yeni saat farklı bir fiyat kuralına düşüyorsa tutar güncellenir. Rezervasyondaki ek hizmetler yeni tutarda aynen kalır.

Müşteriye SMS gönder kutusu işaretli gelir: Tesis rezervasyonu taşındığında otomasyonunuz müşteriye hemen SMS ya da WhatsApp gönderiyorsa mesajı otomasyon gönderir, yoksa bilgi SMS'i gider. Kutuyu kaldırırsanız ikisi de gitmez. Başka bir tesise taşımak için Tesis Takvimi'nde kartı o tesisin sütununa sürükleyin.

İptal

İptal et iptal panelini açar. İptal sebebi (isteğe bağlı) yazın. Rezervasyonda tahsilat varsa “Tahsil edilen … ne olsun?” sorusu çıkar: İade et tahsilat kayıtlarını iptal eder ve tutar kasadan düşer; Kapora yanar tahsilatı gelir olarak bırakır. Bekleyen alacak kaydı varsa “Bekleyen alacak kaydı otomatik iptal edilecek.” notu görünür. Müşteriye SMS gönder kutusu işaretli gelir. Son olarak kırmızı İptal et'e basın.

Çakışma nasıl engelleniyor?

Rezervasyon oluşturulurken tesisin o aralığı veritabanı seviyesinde kilitlenir. Aynı saate aynı anda iki kişi kayıt açmaya çalışırsa yalnızca biri başarılı olur, diğeri “Seçilen saat aralığı dolu. Lütfen başka bir saat seçin.” uyarısı alır. Tesise tanımladığınız Rezervasyonlar arası boşluk (dk) da dolu sayılır.