Grup etkinliği oluşturma ve yönetme

Grup Etkinlikleri modülü, aynı anda birden çok kişinin katıldığı seansları yönetmek içindir: atölye, seminer, grup yürüyüşü, özel etkinlik gibi tek seferlik veya tekrarlayan organizasyonlar. Haftalık düzenli devam eden dersler için ise Sınıf Yönetimi modülü daha uygundur.

Modülü açma

Grup Etkinlikleri menüsü yalnız modül açıkken görünür. İşletmem → Pi Store sayfasında Özel Modüller bölümündeki Grup Etkinlikleri kartına tıklayın ve Aktif Et'e basın. Sayfa kendiliğinden yenilenir; sol menüde Grup Etkinlikleri belirir (menüyü Grup randevularını görüntüleyebilir yetkisi olanlar görür), müşteri kartlarına da Grup Etkinlikleri sekmesi eklenir. Modülü açmak için Entegrasyonları yapabilir yetkisi gerekir (işletme sahibi her zaman açabilir). Kapatmak için aynı penceredeki Bağlantıyı Kes'i kullanırsınız.

Etkinlik listesi

Grup Etkinlikleri sayfası açıldığında liste bugünden itibaren başlayan ve iptal edilmemiş etkinlikleri, tarihe göre eskiden yeniye gösterir. Geçmiş etkinlikleri görmek için Filtreler'i açıp Başlangıç Tarihi'ni temizleyin ya da geriye alın; iptal edilmiş etkinlikleri görmek için Durum alanına İptal Edildi'yi ekleyin. Filtre panelinin sonundaki çarpı düğmesi ve boş listedeki Filtreleri Temizle düğmesi filtreleri bu varsayılana (bugünden itibaren, iptaller hariç) döndürür — tüm etkinlikleri göstermez.

• Filtreler: Arama (başlık veya açıklama), Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi, Durum (çoklu), Personel, Kaynak/Salon, Sıralama ve Sayfa Başına.

• Tablo: Grup Etkinliği (başlık ve hizmetler), Tarih & Saat, Personel, Kaynak, Kapasite, Fiyat, Durum ve Online sütunları. Onay bekleyen online talebi olan etkinlikte "N onay bekliyor" rozeti çıkar.

• Satır: satıra tıklayınca etkinliğin detay sayfası açılır; satırdaki ⋮ menüsünde Detaylar, Katılımcılar, Düzenle ve İptal Et bulunur.

Etkinlik oluşturma sihirbazı

Sağ üstteki Grup Etkinliği Oluştur düğmesine basın; altı adımlı sihirbaz açılır. Adımlar arasında İleri ve Geri ile ya da üstteki adım çubuğundaki numaralara tıklayarak geçersiniz; zorunlu alanı boş bir adımı geçemezsiniz.

1. 1

   Temel Bilgiler

   Başlık zorunludur. Takvim Rengi'ni hazır renklerden ya da özel renk seçiciden seçin, isterseniz Açıklama yazın.

   Görseller bölümündeki Havuzdan Görsel Seç yalnız daha önce başka etkinliklere eklediğiniz görselleri listeler; ilk etkinliğinizde bu liste boştur. Sihirbazda yeni görsel yüklenmez: yüklemeyi etkinliği oluşturduktan sonra detay sayfasındaki Etkinlik Fotoğrafları kartından yaparsınız (aşağıda).

2. 2

   Tarih ve Saat

   Tarih, Başlangıç Saati ve Süre (dakika) zorunludur; varsayılanlar bugün, 09:00 ve 60 dakikadır.

   Tekrarlayan Randevu anahtarını açarsanız Tekrarlama Türü'nden birini seçin: Her gün, Her hafta (aynı gün), Her ayın (aynı sıradaki) günü, Her yıl (aynı tarih), Hafta içi her gün (Pazartesi - Cuma) ya da Özel. Hazır türler başlangıçtan itibaren bir yıl boyunca tekrar üretir; Özel'de sıklığı, günleri ve bitişi (bir tarih ya da tekrar sayısı) siz belirlersiniz. Tekrarların hepsi oluşturma anında ayrı etkinlikler olarak açılır. Tekrarlama yalnız oluştururken seçilebilir.

3. 3

   Kapasite

   Minimum Katılımcı (varsayılan 1) ve Maksimum Katılımcı (zorunlu, varsayılan 10) girin; minimum, maksimumdan büyük olamaz. Minimum katılımcı yalnız bilgi amaçlıdır: 1'den büyükse listede "Min: N" olarak, detay sayfasının Kapasite kartında da Minimum olarak görünür; bu sayıya ulaşılmasa da etkinlik kendiliğinden iptal edilmez ve uyarı çıkmaz. Maksimum katılımcıya ulaşıldığında etkinlik Dolu olur ve yeni katılımcı eklenemez.

4. 4

   Personel ve Hizmet

   Personel zorunludur. Kaynak/Salon isteğe bağlıdır. Hizmetler'den en az birini seçin: liste seçtiğiniz personelin hizmetlerini "Hizmet [müşteri tipi]" biçiminde gösterir, bu yüzden önce personeli seçin; personeli değiştirirseniz hizmet seçimi temizlenir. Katılımcı eklerken bu hizmetlerden biri seçilir.

5. 5

   Fiyatlandırma

   Fiyatlandırma Tipi'nde Kişi Başı ya da Sabit Toplam seçin ve tutarı girin; 0 yazarsanız etkinlik ücretsizdir. Sabit Toplam'da Kişi Başı Hesaplama, toplam tutarın maksimum katılımcıya bölünmesiyle bulunur ve katılımcı ücreti bu tutardır.

6. 6

   Online Rezervasyon

   Online rezervasyon aktif anahtarını açarsanız etkinlik müşteri sitenizde ve müşteri mobil uygulamasında katılıma açılır. Açtığınızda dört ayar görünür: Otomatik onay (varsayılan açık; kapalıysa talepler onayınızı bekler), Kalan yer göster (varsayılan açık), Son Kayıt Süresi (dk) (etkinlik başlamadan kaç dakika önce online kaydın kapanacağı, varsayılan 60) ve Abonelere özel (yalnız aktif aboneliği olan müşteriler online katılabilir). "Kalan yer göster" kapalıysa müşteri sayfasında ve mobil uygulamada sayı yazmaz; etkinlik yalnız "Müsait" ya da "Dolu" olarak görünür.

   Son olarak Oluştur'a basın; "Grup etkinliği başarıyla oluşturuldu." mesajı çıkar ve etkinlik Açık durumuyla listeye eklenir.

Etkinlik fotoğrafları

Etkinliğin detay sayfasının sağ sütunundaki Etkinlik Fotoğrafları kartında fotoğrafları sürükleyip bırakarak ya da tıklayarak yüklersiniz (PNG, JPG, WEBP; en fazla 10 MB). Kütüphaneden Seç daha önce etkinliklere yüklenmiş görselleri yeniden kullanmanızı sağlar. Fotoğraflar müşteri sitenizdeki etkinlik kartında (ilk fotoğraf kapak olur) ve etkinlik detayında görünür.

Etkinliği düzenleme

Detay sayfasında İşlemler → Düzenle ya da listede satırın ⋮ menüsünden Düzenle'yi seçin; aynı sihirbaz Grup Etkinliği Düzenle başlığıyla açılır ve son adımda Güncelle'ye basarsınız. Tamamlanmış ve iptal edilmiş etkinlik düzenlenemez. Düzenlemede tekrarlama ve görsel seçimi yoktur.

• Katılımcısı olan etkinliğin hizmetleri değiştirilemez ve maksimum katılımcı mevcut katılımcı sayısının altına indirilemez. Fiyat değişikliği yalnız bundan sonra eklenen katılımcılara uygulanır.

• Güncelle'ye bastığınızda Güncelleme Kapsamı penceresi açılır: Sadece Bu Etkinliği, Sonraki Etkinlikleri de Güncelle ya da Vazgeç. Sonraki Etkinlikleri de Güncelle, değişikliği aynı serinin bu etkinlikten sonraki (tamamlanmamış, iptal edilmemiş) tekrarlarına da uygular; tarih ya da saat değiştiyse onları da aynı miktar kaydırır. Pencere tekrarlamayan etkinlikte de çıkar; o zaman Sadece Bu Etkinliği'ni seçin.

• Etkinlikte katılımcı varsa sihirbaza 7. adım olarak Bildirim Ayarları eklenir (aşağıda).

Tarih/saat değişikliğinde katılımcılara bildirim gönder açıkken etkinliğin tarihini ya da saatini değiştirirseniz, onay bekleyen ve onaylı katılımcılara Otomasyonlar bölümündeki Etkinlik Tarihi Değiştiğinde otomasyonunuz gönderilir; mesajda eski tarihi {groupAppointmentPreviousStartDateTime} değişkeniyle kullanabilirsiniz. Bu otomasyon kurulu değilse kimseye mesaj gitmez ve kaydettiğinizde bu konuda uyarı görürsünüz. "Sonraki Etkinlikleri de Güncelle" ile seri kaydığında her katılımcıya tek mesaj gider: katılımcının kayan en erken etkinliğinin eski ve yeni tarihi.

Katılımcı ekleme

Detay sayfasında sağ üstteki Katılımcı Ekle düğmesine (ya da Katılımcılar kartındaki Katılımcı Ekle'ye) basın. Müşteri alanına en az 2 karakter yazıp ad veya telefonla arayın ve seçin; Hizmet alanında etkinliğin ilk hizmeti seçili gelir. Fiyat, etkinliğin kişi başı ücretinden gelir ("Grup fiyatı kullanılıyor"); Özel fiyat kullan anahtarıyla o kişiye özel tutar girebilirsiniz. Penceredeki KDV ve KDV Durumu alanları katılımcının ücretini değiştirmez; ücret Fiyat alanındaki tutardır. İsterseniz Not alanına personel notu yazın ve Katılımcı Ekle'ye basın.

Eklenen kişi Onaylandı durumuyla listeye girer ve "Etkinliğe Katılımcı Eklendiğinde" otomasyonunuz çalışır (kuruluysa). Katılımcı eklemek alacak kaydı açmaz; ücret katılımcının satırında Kalan Borç olarak görünür ve tahsilatla kapanır. Aynı müşteri bir etkinliğe iki kez eklenemez; kapasite doluysa ekleme yapılmaz.

Katılımcı listesi ve yoklama

Katılımcılar kartında her kişinin durumu (Onay Bekliyor, Onaylandı, Katıldı, Gelmedi, İptal Edildi) ve ödeme bilgisi (Ücret, Ödenen, Alacak Kaydı, Kalan Borç, ödeme durumu) görünür. Satırdaki ⋮ menüsünde Müşteri Detayı, onay bekleyen talepte Katılımı Onayla / Talebi Reddet, kalan borç varken Ödeme Al, Katıldı Olarak İşaretle, Gelmedi Olarak İşaretle ve Katılımı İptal Et bulunur. Etkinlik katılımı paket seans kredisi ya da iptal hakkı kullanmaz.

• Web panelinde toplu yoklama yoktur; her katılımcıyı kendi menüsünden işaretlersiniz (toplu işaretleme mobil uygulamada vardır).

• Katıldı ya da Gelmedi işaretlenen katılımcının yoklaması web panelinde değiştirilemez ve katılımı iptal edilemez; işaretlemeden önce kontrol edin. Mobil uygulamada Katıldı ile Katılmadı arasında geçiş yapılabilir.

• Katılımı İptal Et penceresinde isteğe bağlı iptal nedeni yazarsınız. Katılımı iptal edilen kişinin ödenmemiş (bekleyen) alacakları da iptal edilir, alınmış tahsilatlar yerinde kalır. İptal edilen katılımcının satırında kalan borç ve ödeme durumu gösterilmez; ödeme alınmışsa "Ödeme alınmıştı; iade gerekebilir" uyarısı çıkar — iadeye siz karar verir, siz yaparsınız. Müşteri kartının Grup Etkinlikleri sekmesi de iptal edilen katılımı borçlu göstermez.

Tahsilat

Katılımcının ⋮ menüsündeki Ödeme Al, Tahsilat Ekle penceresini açar. Tutar kalan borçla dolu gelir; Ödeme Yöntemi'ni seçin (önceden seçili gelmez), isterseniz Notlar yazın ve Ekle'ye basın. Kalan borçtan fazla tutar girilemez. Henüz ödenmeyen bir tutarı ileri tarihe yazmak için Alacak Kaydı anahtarını açın: Planlanan Ödeme Tarihi (1 Hafta, 15 Gün, 1 Ay, Ay Başı, Ay Sonu kısayollarıyla) ve Planlanan Ödeme Yöntemi istenir, kayıt "Alacak · Beklemede" olarak görünür ve "Alacak Oluşturulduğunda" otomasyonunuz çalışır (kuruluysa).

Onay bekleyen online katılım talepleri

Otomatik onay kapalıysa internetten ya da mobil uygulamadan katılan müşteri Onay Bekliyor durumuyla listeye girer ve kontenjandan bir yer tutar. Bu talepler üst menüdeki Onay Bekleyenler panelinde Etkinlik Talepleri sekmesinde de toplanır; sekme yalnız bekleyen talep varken görünür. Etkinlik listesinde bekleyen talebi olan etkinliğin yanında "N onay bekliyor" rozeti çıkar.

• Onayla: katılım kesinleşir ve müşteriye "Etkinliğe Katılımcı Eklendiğinde" otomasyonunuz gönderilir (kuruluysa). Onaylanana kadar talebe "Etkinlik Yaklaştığında" hatırlatması gitmez.

• Reddet: katılım iptal edilir, ücretli etkinlikte açılmış bekleyen alacak da kapanır ve "Etkinlik Katılımcısı İptal Edildiğinde" otomasyonunuz çalışır. İsterseniz ret nedeni yazabilirsiniz; reddedilen kişi listede "Talep reddedildi" etiketiyle kalır.

Ücretli etkinlikte alacak katılım anında açılır, yani onay beklerken de borç listesinde görünür. Müşteri etkinlik kaydını internetten ya da mobil uygulamadan iptal edemez; katılmadan önce bunu, ücretin hesabına borç olarak yazılacağını ve gerekiyorsa onayınızın bekleneceğini söyleyen bir onay penceresi görür. İptal isteği için sizinle iletişime geçer.

Etkinlik durumu

• Etkinlik açık ya da dolu durumdayken İşlemler menüsünden "Etkinliği Başlat" ile canlı duruma alınır.

• Başlayan etkinlikte menüde "Etkinliği Tamamla" seçeneği belirir; tamamlanan etkinlikler düzenlenemez. İki işlem de tarayıcının onay penceresiyle sorulur.

• Elle tamamlamadığınız etkinlik, bitişinin üzerinden 24 saat geçince kendiliğinden tamamlanır. Bu süre yoklamayı girmeniz içindir: tamamlanan etkinlikte yoklama değiştirilemez ve katılımcı çıkarılamaz. Yoklaması girilmemiş katılımcıların durumu olduğu gibi kalır.

• Tamamlanan etkinlikte katılımcıdan tahsilat almaya devam edebilirsiniz.

• İşlemler → İptal Et, Grup Etkinliğini İptal Et penceresini açar: aktif katılımcı sayısını görür, isteğe bağlı iptal nedeni yazarsınız. Tekrarlayan etkinlikte iptal kapsamını seçersiniz: Sadece bu randevu, Bu ve devamındakiler ya da Tüm seriyi iptal et. Devam eden bir etkinliği iptal ederken ayrıca onay istenir.

Etkinliği iptal ettiğinizde yalnız onay bekleyen ve onaylı katılımcılar ile onların bekleyen alacakları iptal edilir. Katıldı ya da gelmedi olarak işaretlenmiş katılımcıların kaydı ve borcu yerinde kalır; tahsilatlarını almaya devam edebilirsiniz. Tüm seriyi iptal ettiğinizde tarihi geçmiş tekrarlara dokunulmaz, yalnız henüz başlamamış olanlar iptal edilir. Seriyi iptal ettiğinizde “Etkinlik İptal Edildiğinde” otomasyonunuz her katılımcıya bir kez, katılımcının iptal edilen en erken etkinliğiyle gider.

Takvim ve müşteri kartı

• Etkinlikler ana Takvim'de Grup Etkinlikleri türüyle görünür. Takvimde etkinliğe tıklayınca yalnız bir özet penceresi açılır; katılımcı ekleme, yoklama ve tahsilat burada yapılmaz — penceredeki Etkinlik Detayları düğmesiyle detay sayfasına geçin.

• Müşterinin kartındaki Grup Etkinlikleri sekmesi (yalnız modül açıkken görünür) Grup Etkinlik Katılımları tablosunu gösterir: Etkinlik, Tarih, Katılım Durumu, Toplam Ücret, Ödenen, Kalan ve Ödeme Durumu. Kalan sütunu bekleyen alacak kaydının tutarıdır; alacak kaydı açılmamış ödenmemiş bir katılımda 0 görünebilir, borcu Toplam Ücret ile Ödenen farkından ve Ödeme Durumu'ndan okuyun. Detay düğmesi etkinliğin detay sayfasını açar.

Yetkiler

• Modülü açma: Entegrasyonları yapabilir.

• Menü, etkinlik listesi ve detayı: Grup randevularını görüntüleyebilir. Herkesin takvimini görebilir yetkisi olmayan personel listede yalnız personeli olduğu ya da kendi oluşturduğu etkinlikleri görür.

• Etkinlik oluşturma: Grup randevu oluşturabilir.

• Katılımcı ekleme, onay/ret, yoklama ve katılım iptali: Grup randevu katılımcılarını yönetebilir.

• Düzenleme, başlatma ve tamamlama: Grup randevu düzenleyebilir; etkinliği iptal etme: Grup randevu silebilir.

• Katılımcıdan tahsilat: Ödeme alabilir; ödeme satırını iptal etme: Ödeme silebilir.

Detay sayfasında yetkiniz olmayan işlemlerin düğmeleri ve menü öğeleri görünmez. Listede görünen bir işlemi yetkiniz yoksa kaydederken yetki uyarısı alırsınız.