Tatil ve kapanışlarda oturumları dondurma

Tatil, tadilat veya eğitmen izni gibi durumlarda derslerinizi tek tek iptal etmek yerine Oturumları Dondur sihirbazını kullanırsınız. Sihirbaza Sınıf Yönetimi → Sınıflar ekranındaki İşlem menüsünden ya da Genel Bakış'taki Oturum Dondur düğmesinden ulaşılır. Toplu dondurma için Ders oturumlarını yönetebilir yetkisi gerekir.

Dersler tatil günlerinde de üretilir ve kendiliğinden iptal edilmez: web panelindeki oturum listelerinde (Oturumlar ızgarası, sınıfın Tüm Oturumlar listesi ve Gelişmiş Planlama Aracı) "Tatil günü" rozetiyle görünür, müşteri sitesinden ve müşteri mobil uygulamasından bu derslere online kayıt alınmaz. Tatilde ders yapılmayacaksa o günlerin oturumlarını dondurmanız gerekir.

Sihirbaz önce Oturum Dondurma ekranını açar: yeni bir dondurma için Oturum Dondur kartında Başla'ya, eski işlemler için Dondurma Geçmişi kartında Görüntüle'ye basın. Adımlar arasında İleri ve Geri ile geçersiniz; son adımdaki Oturumları Dondur düğmesi işlemi başlatır. Dondurma adımları:

1. 1

   Tarih Aralığı Seçimi

   Dondurmanın başlangıç ve bitiş tarihini seçin. Yalnız günün belirli bir saat aralığını dondurmak isterseniz "Tüm Gün" anahtarını kapatıp Başlangıç Saati ve Bitiş Saati girin.

2. 2

   Sınıf Seçimi

   Tüm Sınıflar'ı (şirketin bütün aktif sınıfları) ya da Sınıf Seç ile yalnız etkilenecek sınıfları çoklu seçimle işaretleyin.

3. 3

   Dondurma Modu

   Kredileri İade Et: dondurulan katılımlardaki paket kredileri müşterilerin paketlerine geri yüklenir. Gelecek Oturumlara Aktar: kredi iade edilmez; her müşterinin dondurulan dersleri için o sınıftaki son dersinden sonraki oturumlara yeni kayıt açılır ve paket bitiş tarihi dondurma süresi kadar uzatılır (süresiz paketler uzatılmaz).

   Aktarma modunda yalnız bekleyen ve kredisi ayrılmış kayıtlar yeni derse taşınır; kredisi zaten düşülmüş bekleyen kayıtların kredisi iade edilir. Geç iptal, gelmedi ve mazeretli kayıtlar ile kredisi ayrılmamış kayıtlar aktarılmaz, yalnız oturum iptal edilir; önizlemede "Aktarılmayan Kayıt" olarak sayılır. Aboneliği kapanmış, paketi olmayan ya da abonelikle yapılmış katılımlar aktarılamaz ve kredi iadesi yoluna düşer.

4. 4

   Önizleme

   Sistem Etkilenecek Oturum, Etkilenecek Katılım, İade Edilebilir Kredi ve Etkilenecek Müşteri sayılarını gösterir; Sınıf Bazlı Kırılım'ı inceleyebilirsiniz. Aktarma modunda aktarılabilir katılım, iadeye düşen katılım, aktarılmayan kayıt ve uzatılacak paketler (eski ve yeni bitiş tarihleriyle) de listelenir. Bu derslere daha önce iptal etmiş kayıt varsa kaç kaydın bedelinin geri verileceği yazar.

5. 5

   Gerekçe

   İptal nedenini yazın (örneğin resmi tatil; en fazla 500 karakter). Boş bırakırsanız raporlara "Toplu iptal" olarak geçer.

6. 6

   Özet & Onay

   Seçimlerinizi kontrol edip Oturumları Dondur'a basın; kapsamdaki oturumlar iptal edilir (Dondurma Geçmişi'nden geri alınabilir).

• Yalnız henüz başlamamış dersler dondurulur; geçmiş ya da başlamış dersler, aralık onları kapsasa da dokunulmadan kalır.

• Geç iptal, gelmedi ve mazeretli kayıtların durumu korunur; bu kayıtlar "iptal" olarak yeniden yazılmaz.

• Dondurulan derslere daha önce geç iptal eden müşterilere kaybettikleri geri verilir: kullandıkları iptal hakkı ve iptal hakkı kalmadığı için yanan seans kredisi. Önizleme bu kayıtların sayısını gösterir.

• “Sınıf Oturumu (Ders) İptal Edildiğinde” otomasyonunuz kuruluysa dondurulan derslerin katılımcılarına müşteri başına bir mesaj gider: müşterinin dondurulan en erken dersi. Tatilde 8 dersi dondurulan müşteri 8 ayrı SMS almaz.

Dondurmayı geri alma

Dondurma Geçmişi'nde geçmiş işlemler tarih aralığı, mod, durum ve işlemi yapan bilgisiyle listelenir. Planladığınızdan erken açtıysanız satırdaki İşlem menüsünden Geri Al (Restore)'u seçin; isterseniz "İade edilen kredileri geri al" kutusunu işaretleyip Evet, Geri Al'a basın. Oturumlar yeniden aktif hâle gelir. Müşterinin bu arada kullandığı krediler geri alınamaz ve sonuç mesajında belirtilir.

Tek müşteriyi dondurma

Yukarıdaki toplu dondurma oturumların kendisini iptal eder. Yalnız tek bir müşteri tatile çıktıysa oturumlara dokunmadan o müşterinin derslerini dondurabilirsiniz: müşteri detayında Sınıflar sekmesini açın, Sınıf Kayıtları bölümündeki Dondur butonuna basın. Müşteri Dondurma penceresinde Başlangıç ve Bitiş tarihlerini ve modu seçin, isterseniz Not yazın:

• İptal + İade + Süre Uzat: aralıktaki dersler iptal edilir, rezerve krediler pakete iade edilir ve paketin bitiş tarihi aralık kadar uzatılır.

• İleri Derslere Aktar: dersler aynı sınıfın aralık sonrasındaki ilk uygun oturumlarına taşınır (dolu olmayan, paket bitişini aşmayan ve öğrencinin kaydı bulunmayan); krediler taşınır, paket süresi uzamaz. Hedef bulunamayan ders "Hedef yok" olarak gösterilir ve değişmez.

Önizle, kaç dersin etkileneceğini, iade modunda paket süresinin kaç gün uzayacağını, aktarma modunda ise kaç dersin taşınabileceğini ve hedef bulunamayanları gösterir. Uygula'ya basınca işlem yapılır. Müşteri dondurması için Ders kayıtlarını yönetebilir yetkisi gerekir.