Sınıf oturumları ve yoklama alma

Sınıf Yönetimi içindeki Oturumlar ekranı haftalık program ızgarasıyla açılır: yedi gün sütunu ve işletmenizin çalışma saatlerine göre saat satırları. Her ders kendi saatinin hücresinde bir kart olarak durur; kartta saat, ders adı, eğitmen ve doluluk görünür. Geçmiş saatler çizgili ve devre dışıdır, bugün vurguludur; üstteki oklarla haftalar arasında gezinir, Bugün ile geri dönersiniz. Başlıkta o hafta kaç oturum bulunduğu yazar.

Kartın altında derse kayıtlı öğrenciler sıralanır. Kayıtlı olduğu hâlde bilgisi çözülemeyen bir öğrenci (müşteri kaydı silinmiş olabilir) "Katılımcı bilgisi yok" olarak gösterilir; bu satır sessizce gizlenmez. Tatil gününe denk gelen dersin kartında Tatil günü rozeti çıkar; bu dersler kendiliğinden iptal edilmez (tatilde ders yapılmayacaksa oturumları dondurun). Ders kayıtlarını yönetebilir yetkiniz varsa öğrencinin adına tıkladığınızda açılan menüden hatalı kaydı oturumdan kaldırabilirsiniz (aşağıda).

Karttan öğrenci ekleme

Derste boş yer varsa kartın altında Öğrenci Kaydet düğmesi bulunur; geçmiş, iptal edilmiş ve dolu derslerde görünmez. Düğmeye tıklayınca küçük bir panel açılır: öğrenciyi arayıp seçin, ardından paketini seçin ve Ekle deyin. Ders zaten seçili olduğu için sihirbaz açılmaz.

Öğrencinin dersle uyuşmayan paketleri listeden gizlenmez, "bu dersle eşleşmiyor" notuyla devre dışı görünür; hiçbiri uymuyorsa panel bunu ayrıca söyler. Ders bu arada dolduysa kontenjanı aşarak eklemek için onayınız istenir. Panelde abonelikle kayıt, paketin hangi hizmetinden kredi düşüleceği seçimi ve paket süresini uzatma seçeneği yoktur; pakette derse uygun birden fazla hizmet varsa ya da paket dersten önce bitiyorsa uyarı çıkar ve kayıt yapılmaz — bu durumda Öğrenci Kaydet sihirbazını kullanın.

Öğrenciyi sürükleyip başka derse taşıma

Kartın altındaki bir öğrenci satırını tutup gelecek başka bir dersin kartına bırakın. Sistem taşımayı hemen yapmaz; önce Öğrenciyi taşı penceresini açar ve kimin, hangi dersten hangi derse aktarılacağını gösterir. İptal hakkı sorusu paketin iptal hakkı kuralına bağlıdır:

• Kayıt bir pakete bağlı değilse ya da pakette iptal hakkı tanımlı değilse yalnızca onay istenir (Taşı); taşıma iptal hakkı kullanmaz.

• Paketin kuralı Geç iptallerde ise: serbest iptal süresi içindeki taşımada yalnızca onay istenir. Süre geçtikten sonraki taşımada pencere paketin iptal hakkı durumunu (kaç iptal hakkı tanımlı, kaçı kullanılmış, kaçı kalmış) gösterir ve iki seçenek sunar: İptal hakkı düşerek taşı ya da İptal hakkı düşmeden taşı.

• Paketin kuralı Süresinde yapılan iptallerde ise tersi geçerlidir: iptal süresi dolmadan yapılan taşımada aynı iki seçenek sorulur; süre geçtikten sonraki taşıma iptal hakkını etkilemez.

• İptal hakkı kalmamışsa İptal hakkı düşerek taşı kapalıdır. İptal hakkı düşürmek zorunda değilsiniz; karar sizindir.

• Hedef ders paketin bitiş tarihinden sonraysa pencere bunu da yazar. Paket süresini uzatma yetkiniz varsa onayladığınızda paketin bitişi hedef derse uzatılır; yetkiniz yoksa taşıma onaylanamaz — bir yöneticiden paketi uzatmasını isteyin ya da daha erken bir derse taşıyın. Oturum detayındaki Başka Oturuma Ekle ile öğrenciyi paket bitişinden sonraki bir derse eklerken de aynı karar sorulur.

• Ders doluysa "kontenjan aşılarak eklenecek" uyarısıyla onayınız istenir.

Taşıma, paket defterine dokunmaz: öğrencinin rezerve kredisi olduğu yerde kalır, yalnızca hangi derse ait olduğu değişir. Kayıt da yeni dersi işaret edecek şekilde güncellenir; Öğrenciler listesi ve sınıf detayı doğru dersi gösterir. Sürükleme ve karttan kayıt için Ders kayıtlarını yönetebilir yetkisi gerekir.

Oturum detayı ve yoklama

Kartın üst kısmına (saat, ders adı, eğitmen) tıklayınca oturum detayı açılır. Üstteki şeritte durum, tarih ve saat, eğitmen, salon ve doluluk; altında Yoklama Listesi bulunur. Listeyi müşteri adı/telefonu ve duruma göre süzebilirsiniz. Katılımcının durum düğmesine tıklayıp şu durumlardan birini seçersiniz:

• Katıldı: derse katıldı.

• Gelmedi: derse gelmedi.

• Geç İptal: müşteri dersi iptal etti; kredi ve iptal hakkı, iptalin zamanına ve paketin iptal hakkı kuralına göre işlenir.

• Mazeretli: geçerli mazeretle katılmadı.

• Bekliyor: henüz işaretlenmemiş.

İptal durumu listede görünür ama seçilemez — dersin ya da kaydın iptal edilmesiyle oluşur. Aynı menüde Başka Oturuma Ekle (Sınıfa ders kaydı makalesi) ve Not Ekle / Düzenle de bulunur; Ders kayıtlarını yönetebilir yetkiniz varsa en altta Oturumdan kaldır (hatalı kayıt) çıkar (aşağıda). Yoklama için Ders devam durumunu yönetebilir yetkisi gerekir; yetkisi olmayan personel durumları yalnız görür, kayıt yönetimi yetkisi varsa Başka Oturuma Ekle ve Oturumdan kaldır satırdaki üç nokta (⋮) menüsündedir.

Zaman kuralı: Gelmedi ders başlamadan işaretlenemez — henüz bilinemez ve krediyi yakar; seçerseniz "Ders başlamadan “Gelmedi” işaretlenemez." uyarısı çıkar ve durum değişmez. Katıldı dersten 60 dakika önceden itibaren serbesttir (müşterinin kendi girişiyle aynı pencere); daha önce işaretlerseniz "Ders henüz başlamadı" onayı istenir (Evet, Katıldı işaretle). Geç İptal, Mazeretli ve Bekliyor her zaman işaretlenebilir; ders bittikten sonra geriye dönük yoklama da alınabilir. Toplu yoklamada ders başlamadan Gelmedi seçilen satırlar atlanır ve kaç kişinin atlandığı söylenir.

Hatalı kaydı oturumdan kaldırma

Bir öğrenciyi yanlışlıkla ya da yanlış derse eklediyseniz kaydı Oturumdan kaldır (hatalı kayıt) ile silebilirsiniz. Katılımcı derse hiç eklenmemiş gibi kaldırılır:

• Ayrılmış ya da kullanılmış seans kredisi pakete iade edilir.

• Paketin iptal hakkı düşmez; bu derste kullanılmış bir iptal hakkı varsa pakete geri döner.

• Müşteriye mesaj gitmez, otomasyon çalışmaz.

• Katılımcı yoklama listesinden tamamen çıkar; işlem Aktivite Logları'na yazılır.

• Geçmiş (tamamlanmış) derslerde de yapılabilir.

Onay penceresi iade edilecek krediyi ve paketi gösterir; işlemden sonra çıkan mesaj sonucu yazar. Paketin süresi dolmuşsa ya da paket iptal edilmişse mesaj bunu da söyler; o paketteki kredi kullanılamaz.

Bu işlemi üç yerden yapabilirsiniz:

• Oturum detayı ve Yoklama Listesi: katılımcının durum menüsünün en altında; Ders devam durumunu yönetebilir yetkiniz yoksa satırdaki üç nokta (⋮) menüsünde.

• Oturumlar (haftalık program): kartın altındaki öğrencinin adına tıklayın ve açılan menüden seçin. Geçmiş saatlerdeki kartlar tıklanamaz; o derslerde oturum detayını kullanın.

• Takvim: ders kartına tıklayınca açılan oturum penceresinde, katılımcının durum menüsünde (aşağıda).

İşlemler menüsü

Oturum detayının sağ üstündeki İşlemler menüsünde şunlar bulunur:

• Düzenle: Oturumu Düzenle penceresini açar (aşağıda).

• Manuel Tamamla: "Oturumu manuel tamamla?" onayıyla oturum Tamamlandı olur; bekleyen kredi düşümleri kendi zamanında işlenmeye devam eder. Yalnız planlı ya da devam eden oturum tamamlanabilir.

• Devam Özeti: Toplam, Katıldı, Gelmedi, Geç İptal, Mazeretli ve Bekliyor sayılarını gösterir.

• Diğer Bilgiler: oturumun oluşturulma zamanı (Otomatik üretildi ya da Manuel oluşturuldu), Son Güncelleme, tamamlandıysa Tamamlanma zamanı, Sınıf Detayı bağlantısı ve eğitmen değiştiyse Eğitmen Değişiklik Geçmişi (eski eğitmen → yeni eğitmen ve tarihleri; en altta mevcut eğitmen).

• Toplu Yoklama: Hepsini Katıldı Yap, Hepsini Gelmedi Yap ve Detaylı Yoklama Al. Toplu seçenekler yalnız Bekliyor durumundaki katılımcıları işaretler; bekleyen kimse yokken pasiftir.

• İptal Et: dersi iptal eder (aşağıda). Bitmiş derste görünmez.

Detaylı Yoklama Al ile kredisi ayrılmış kişileri Gelmedi ya da Geç İptal olarak işaretlerseniz, kaydetmeden önce hepsi için tek bir soru sorulur: Krediyi iade et ya da Seans yansın. Sonucu kişi bazında değiştirmek isterseniz o satırın durumunu tek tek düzeltin.

Oturumu düzenleme

İşlemler → Düzenle, Oturumu Düzenle penceresini açar: Eğitmen, Salon / Kaynak, Tarih, Başlangıç Saati, Süre (dakika; 5–480), Maks. Kapasite (mevcut katılımcı sayısının altına inemez) ve Oturum Notu. Buradaki değişiklik yalnız bu dersi etkiler; sınıfın tanımı ve diğer dersleri değişmez (tüm dersler için sınıfı düzenleyin). Planlı ya da devam eden oturum düzenlenebilir; tamamlanmış ve iptal edilmiş oturum düzenlenemez. Kaydetmek için Güncelle'ye basın.

• Eğitmeni değiştirirken Değişiklik Onayı penceresi "Eğitmen değişikliği, eğitmenin bu saatte müsait olduğundan emin olun." der; Devam Et ile kaydedersiniz. Değişiklik Diğer Bilgiler'deki Eğitmen Değişiklik Geçmişi'ne yazılır.

• Eğitmen ya da salon o saatte başka bir oturumda veya randevuda doluysa Saat Çakışması uyarısı çıkar; Yine de Kaydet ile kaydedebilirsiniz.

• Ders saatini değiştirirken kayıtlı katılımcı varsa bildirim sorusu çıkar (aşağıda).

• Oturumu düzenlemek, tamamlamak ve iptal etmek için Ders oturumlarını yönetebilir ya da Ders düzenleyebilir yetkisi gerekir.

Dersi iptal etme

• İşlemler → İptal Et ile açılan pencerede isteğe bağlı iptal nedeni yazın. Oturumdaki tüm katılımcı kayıtları iptal edilir; ayrılmış ve düşülmüş paket kredileri kendiliğinden iade edilir — elle iade yapmayın. "Sınıf Oturumu (Ders) İptal Edildiğinde" otomasyonunuz kuruluysa katılımcılara mesaj gider.

• Bitmiş (saati geçmiş) bir ders iptal edilemez; Manuel Tamamla ile kapatırsınız.

• Başlamış ama bitmemiş bir dersi iptal ederken açık onay istenir: Katıldı olarak işaretlenenlerin seans kredisi iade edilmez, yalnız bekleyenlerin kredisi pakete döner.

• Dersi işletme iptal ettiğinde (tek ders, toplu dondurma ya da sınıfın silinmesi), bu derse daha önce geç iptal eden müşterilere kaybettikleri geri verilir: kullandıkları iptal hakkı ve iptal hakkı kalmadığı için yanan seans kredisi. Ders hiç yapılmadığı için geç iptal cezası uygulanmaz.

Ders saatini değiştirme

Bir dersin saatini ana takvimde sürükleyerek ya da oturum detayındaki Oturumu Düzenle ile değiştirebilirsiniz. Derste kayıtlı katılımcı varsa kaydetmeden önce sistem sorar: takvimde Evet, bilgilendir, oturum detayında Kaydet ve bilgilendir derseniz Sınıf Oturumu (Ders) Saati Değiştiğinde otomasyonunuz bekleyen her katılımcıya yeni saati (ve {classSessionPreviousStartDateTime} ile eski saati) gönderir; bu otomasyonu Otomasyonlar ekranında kurarsınız. Bilgilendirmeden kaydet ile yalnız saat değişir.

• Ders geçmiş bir saate taşınamaz.

• Saati değişen derse taşımadan ÖNCE kaydolmuş katılımcılar bu dersi iptal süresine bakılmaksızın ücretsiz iptal edebilir: ders kredisi iade edilir, paketin iptal hakkından düşülmez. Personelin bu katılımcılar için yaptığı iade de iptal hakkı düşürmez.

• Sınıfın ders saatini sınıf düzenleme ekranından değiştirdiğinizde gelecekteki dersler aynı günün yeni saatine kaydırılır; yeni saati geçmişe düşecek (bugünün ilerideki) ders kaydırılmaz. Kaydırılan derslerde de aynı ücretsiz iptal kuralı geçerlidir. Kaydederken çıkan pencerede “Saat değişikliğini kayıtlı katılımcılara bildir” kutusunu işaretlerseniz “Sınıf Oturumu (Ders) Saati Değiştiğinde” otomasyonunuz her katılımcıya bir kez, saati kayan en erken dersiyle gider; kutu varsayılan olarak boştur.

Kredi düşümü ve kredinin akıbeti

Seans kredisi, sınıfın politikasında seçtiğiniz zamana göre otomatik düşer. Ekranda hangi anda düşüleceği bilgi mesajıyla yazar; düşüm gerçekleştiğinde katılımcı satırında paket ve kalan kredi bilgisi görünür.

Kredisi düşülmüş ya da rezerve edilmiş bir katılımın durumunu değiştirirken sistem tek bir soru sorar: Krediyi iade et (kredi pakete geri döner) ya da Seans yansın (kredi iade edilmez). Kredisi yanmış bir Gelmedi, Geç İptal ya da Mazeretli kaydını başka bir devamsızlık durumuna ya da Bekliyor'a çevirirken de aynı soru gelir; böylece sonradan iade edebilirsiniz. Karar personelindir.

Geç İptal'de pencere, iptalin dersin iptal süresi içinde olup olmadığını, paketin iptal hakkı durumunu (kalan/toplam, kullanılan) ve kuralını gösterir; sistem bir seçeneği Önerilen olarak işaretler: iptal ücretsizse ya da hakkın kullanıldığı bir iptalde pakette iptal hakkı kaldıysa Krediyi iade et, aksi hâlde Seans yansın. Gelmedi'de Seans yansın, geri almada ve Mazeretli'de Krediyi iade et önerilir.

• Müşteri zamanında haber verdiyse (örneğin WhatsApp'tan) ama siz yoklamayı geç işliyorsanız, pencereye bildirim saatini girebilirsiniz; iptal süresi işlem anına değil bu saate göre değerlendirilir. Geç iptallerde kuralında süre içindeyse iptal hakkı düşmez; Süresinde yapılan iptallerde kuralında süre içindeyse iptal hakkı kullanılabilir hâle gelir (hak varsa kredi iade edilir, 1 hak düşer).

• İptal hakkı kullanılmış bir geç iptali Mazeretli'ye çevirirseniz iptal hakkı pakete geri verilir; Gelmedi'ye çevirirseniz kullanılmış kalır.

• Kaydettiğinizde çıkan mesaj sonucu söyler: kredi iade edildi, 1 iptal hakkı düştü ya da geri verildi, kredi düşülmüş olarak kaldı.

• "İptal hakkı kullanıldı" rozeti iptal, geç iptal, gelmedi ve mazeretli satırlarında görünür; kredisi düşülen satırda ayrıca "Düşüldü" rozeti bulunur.

Kredisi iade edilmiş bir kaydı yeniden Bekliyor durumuna alırsanız kredi pakete yeniden ayrılır (rezerve edilir). Paket aktif değilse ya da pakette uygun kredi kalmadıysa değişiklik yapılmaz ve uyarı gösterilir.

Takvimden oturum penceresi

Ana Takvim'de bir sınıf oturumu kartına tıkladığınızda oturum penceresi açılır. Başlıkta dersin adı, tarihi ve verilen hizmet, sağda oturumun durumu (Planlandı, Devam ediyor, Tamamlandı, İptal edildi) yer alır; altında eğitmen ile salon, dersin saati ile süresi bulunur.

• Katılımcılar: doluluk (örneğin 3 / 10; Gelmedi, Geç İptal ve Mazeretli olanlar koltuk tutmaz) ve katılımcı listesi. Her satırda paket, kalan kredi ve kredinin durumu (ayrıldı, düşüldü, iade edildi), sağda yoklama durumu yazar. Duruma tıklayıp yoklamayı oturum sayfasındaki kurallarla değiştirirsiniz; kredi ve iptal hakkı soruları aynıdır.

• Toplu yoklama: Hepsini Katıldı Yap, Hepsini Gelmedi Yap ve Detaylı Yoklama Al; toplu seçenekler yalnız bekleyenleri işaretler.

• “Otomatik tamamlama: Açık” çipi: sınıfın politikasında Otomatik Tamamlama açıksa listenin üstünde görünür; üzerine geldiğinizde ders bitiminde yoklaması girilmemiş katılımcıların “Katıldı” sayılacağını ve oturumun kendiliğinden tamamlanacağını anlatır.

• Katılımcı menüsü: Not ekle / düzenle, Başka oturuma ekle, ders başlamadan Katılımını iptal et (müşterinin iptali — kredi ve iptal hakkı kuralları işler) ve Oturumdan kaldır (hatalı kayıt).

• Üye ekle: müşteriyi ve paketini seçip bu derse eklersiniz. Listede yalnız bu derse uyan paketler çıkar (dersin hizmetini kapsayan, kredisi kalan ve süresi dolmamış); uygun paket yoksa pencere hangi hizmetin verildiğini ve müşterinin o hizmet için paketi olmadığını yazar. Paket dersten önce bitiyorsa süresini uzatma kararı sorulur; ders doluysa kontenjanı aşmak için onay istenir.

• Alt düğmeler: Oturumu iptal et (bitmemiş derste; yukarıdaki Dersi iptal etme kuralları), Düzenle (eğitmen, salon, tarih, saat, süre, kapasite ve not — Oturumu Düzenle ile aynı kurallar) ve Oturum Sayfasına Git.

Pencerede yalnız yetkinizin izin verdiği işlemler görünür: yoklama için Ders devam durumunu yönetebilir, üye ekleme ve kaldırma için Ders kayıtlarını yönetebilir, düzenleme ve iptal için Ders oturumlarını yönetebilir ya da Ders düzenleyebilir yetkisi gerekir.